Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К

системы. Цель должна быть достижима, и соответствовать миссии организации.

Необходимым условием является ее измеримость, определенность во времени и

конкретность.

Основной целью этой организации является поставка на рынок

высококачественного сервиса в области поставки и обслуживания СПС и

программного обеспечения для ведения автоматизированного бухгалтерского

учета.

И целью данного нововведения является улучшение функционирования

организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и

системой. Это вполне соответствует общей цели организации и будет

способствовать улучшению качества предоставляемых услуг за счет ускорения

движения информации внутри организации, большей доступности информации для

сотрудников фирмы и возможности интегрированного подхода к обслуживанию

клиентов. Кроме того, усилится обратная связь, которая позволит с большей

точностью оценивать эффективность всех проводимых рекламных и маркетинговых

акций.

Всех этих целей возможно достичь путем создания единого информационного

пространства внутри фирмы и построения эффективной системы учета и анализа

хозяйственной деятельности организации.

Ограничения - это режимы работы системы, которых надо избегать, и чаще

всего ограничения возникают из внешней для системы среды.

В данном случае основными ограничениями служат возможности используемого

для написания базы данных программного обеспечения и стоимость разработки и

внедрения этой системы. Следует так же учесть затраты на поддержание

информационной системы в будущем, так как законодательство и другие факторы

внешнего окружения находятся в состоянии непрерывного изменения заставляя

организацию меняться и приспосабливаться. И как следствие требования к

информационной системе внутри фирмы будут изменяться.

Таким образом можно выделить три основных группы ограничений:

1. бюджет фирмы;

2. возможности программного обеспечения;

3. временной интервал.

Основные принципы, которых необходимо придерживаться руководству фирмы при

принятии решения (заданные с учетом ограничений)

1. При нововведении фирма должна переместиться из текущего состояния без

значительного финансового ущерба.

2. Необходимо четкое представление о системе в будущем состоянии, для того,

что бы наиболее точно подобрать средства достижения целей.

3. Сроки проведения инновации ограничены 6-8 месяцами. В противном случае

этот процесс затянется и может выйти из–под контроля.

Цели требуют усилий, т. е. затрат. Затраты можно финансировать только из

прибыли. Все затраты связаны с риском, поэтому требуют прибыли для

покрытия рисков потенциальных убытков. Поэтому нововведение следует

проводить только при устойчивом положении фирмы, т. е. в случае

стабильного получения прибыли.

Дерево целей Рис. 9

2 Выбор критериев достижения целей

Критерии, определяющие достижение цели:

V Все исходящие документы оформляются с помощью ПК.

V Мгновенное получение достоверной информации по взаиморасчетам с

клиентами.

V Мгновенное получение информации о клиенте (сотрудники, телефоны, адреса,

отгруженные ему товары, переписка).

V Уменьшение количества операторов на 30% при выполнении того же объема

работы.

Выводы по главе

В данной главе фирма ЗАО «Гориславцев и К» была рассмотрена в качестве

системы. Был проведен анализ, в результате, которого были выявлены основные

проблемы и слабые стороны внутри системы.

o Слабая обратная связь.

o Большие издержки на документооборот.

o Недостаточная оперативность документооборота.

o Большой объем информации.

Была выявлена цель нововведения, отвечающая свойствам SMART, улучшение

функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного

управления ресурсами и системой.

Эта цель вполне соответствует миссии организации и отвечает ее главной цели

поставке на рынок качественного сервиса.

Указаны основные ограничения достижения цели:

o Бюджет фирмы;

o Возможности программного обеспечения;

o Временной интервал.

И выбраны критерии достижения цели.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ И ВНЕДРЕНИЕ НОВОВВЕДЕНИЯ

1 Проектирование и моделирование вариантов

Рассмотрим возможные варианты достижения целей.

Для улучшения сервиса:

. Увеличение штата;

. Замену компьютеров на более новую модель;

. Введение системы карточек учета клиентов;

. Дополнительное обучение сотрудников.

Уменьшение дебиторской задолженности включает в себя следующие варианты:

. Строгое отслеживание платежей

. Создание системы оповещения клиентов о неоплате;

. Назначение в каждом отделе менеджера по работе с неплательщиками;

. Введение системы выставления счетов

Проанализировав спроектированные варианты, можно сделать следующие выводы,

что для решения данной проблемы необходимо создание единой информационной

системы. Это позволит достичь всех поставленных целей, а кроме этого

появятся дополнительные

Теперь процесс проектирования сводиться к подбору необходимого программного

обеспечения для реализации нововведения и расчета примерной стоимости

реализации проекта на базе различных программных продуктов. Необходимо так

же включить в стоимость проекта и стоимость создания системы. В зависимости

от выбранной программы вполне возможно создание информационной системы

собственными силами.

Для проектирования и выбора варианта необходимо задать параметры системы.

Рассмотрим показатели, характеризующие размер документооборота предприятия

и количество единиц аналитического учета. В таблицу включены показатели,

характеризующие компанию, занимающуюся розничной продажей товаров и

оказанием услуг и не имеющую торгового зала.

Таблица 3.1

Количественная оценка системы

|Показатель |Значение |

|Количество сотрудников в компании, чел. |80 |

|Количество пользователей информационной |20 |

|системы с правом ввода информации. | |

|Количество документов в книге продаж, шт./мес.|ок.1500 |

|Количество документов в книге покупок, |ок.100 |

|шт./мес. | |

|Номенклатура товаров и услуг, шт. |св.150 |

|Приход/расход складов, шт./мес. |ок.200 |

|Количество складов. |3 |

Рассматриваемое предприятие по размеру и объему документооборота можно

отнести к среднему.

Наиболее оптимальные системы для средних предприятий (10-100 рабочих мест)

должны опираться на технологию клиент-сервер, иначе при таком количестве

пользователей неминуемы излишние затраты на аппаратное и программное

обеспечение. Рассмотрим существующие в данное время на российском рынке

программные продукты подобного типа.

Все их можно разделить на две группы: российской разработки и зарубежной.

Рассмотрим подробнее интересующие нас характерные особенности двух этих

групп.

На рынке отечественных разработок сейчас активно происходит процесс

укрупнения бизнеса. Мелкие компании-разработчики либо перестают

существовать на рынке, либо поглощаются более крупными компаниями. В

западных странах в результате этого процесса на рынке осталось около пяти

основных производителей программных продуктов предназначенных для системной

интеграции. Почему следует обратить внимание на этот процесс?

Фирма, для которой разрабатывается данный проект, настроена на длительное

существование на рынке, и необходимо внимательно отнестись к разработчику

программного продукта, это должна быть достаточно крупная компания

нацеленная на развитие и занимающая прочное место на рынке. Прогресс не

стоит на месте, ежегодно выпускаются новые версии программного

обеспечения, потребитель постоянно переходит с одной версии на другую, это

гораздо более безболезненный процесс, чем перевод информационной системы с

одного программного продукта на другой, часто это просто не возможно. Но

при уходе разработчика с рынка, рано или поздно из-за отсутствия сервиса и

морального устаревания программного продукта потребуется такой перевод или

создание новой информационной системы на базе другого поставщика, и как

следствие потеря части информации, парализация системы информационного

обмена внутри компании на какое-то время и повторное вложение значительных

денежных средств.

Поэтому при рассмотрении российских программных продуктов остановимся

только на крупнейших разработчиках.

Программных продуктов западной разработки на российском рынке очень не

много все они адаптированы под наши отечественные условия и весьма

дорогостоящи.

Рассмотрим возможные варианты:

Таблица 3.2

Краткая характеристика программных продуктов и производителей

|Производитель |Краткая характеристика программного продукта |

|Фирма1С |Крупный российский разработчик программного |

| |обеспечения для мелкого и среднего бизнеса. С |

| |разветвленной сервисной сетью. Занимает ок. 50% |

| |рынка в Санкт-Петербурге |

| |Интересующий нас программный продукт |

| |1С:Предприятие Версия 7.7 |

| |Конфигурация позволяет вести одновременно два |

| |вида учета торговой деятельности: управленческий |

| |и финансовый. |

| |Существует SQL версия, работающая с MS SQL Server|

|БЭСТ |Российская разработка, В Санкт-Петербурге |

| |занимает примерно 25% рынка малых и средних |

| |предприятий. Модульная система. Предназначенная |

| |для создания комплексов взаимосвязанных АРМ. |

| |Хороша для торговых организаций имеющих торговый |

| |зал, т.к. хорошо комбинируется с ККМ. Windows |

| |версия появилась недавно. |

| |Существует клиент-серверная версия на основе |

| |Betreive |

|Галактика |Российская разработка, хорошо проработанная DOS |

| |версия, позиционирована как система для крупных |

| |предприятий. Давно существует клиент-серверная |

| |версия. Система собственных дилеров, которые |

| |занимаются внедрением. |

|Инотек |Российская разработка, в Санкт-Петербурге |

| |занимает примерно 8% рынка для малых и средних |

| |предприятий. |

| |Существует клиент-серверная версия на основе |

| |Betreive |

|Супер – Менеджер |Российская разработка, в Санкт-Петербурге |

| |распространена слабо. Позиционирован как |

| |программный продукт для крупных организаций. |

| |Существует клиент-серверная версия. |

|R-3 |Немецкая разработка, адаптированная для |

| |Российского рынка фирмой R-стайл. |

|Platinum |Американские разработки, имеют всемирную |

| |налаженную систему поставок и большой опыт |

| |работы. Поставляется всегда с внедрением, |

| |«коробочный» вариант не продается. Есть клиент |

| |серверные и SQL версии. Очень высокая стоимость |

| |по сравнению с нашими аналогами (на 5 ПК |

| |стоимость продукта с внедрением около 40 000$). |

|Scala | |

2 Выбор варианта

Сравним основные программные продукты по ряду критериев:

1. Доступность сервиса. Как уже было отмечено выше, информационная система

является объектом непрерывного изменения, адаптации и совершенствования,

кроме этого немаловажный фактор наличие гарантийных обязательств,

возможность получения консультаций и их стоимость. Какая существует

литература по работе с данным программным обеспечением и есть ли

возможность обучения. Существуют ли скидки лицензированным пользователям

на новые версии программы.

Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)

2. Соответствие заданной управленческой структуре. Имеется в виду размер

компании и количество пользователей системы. Не стоит приобретать мощную

систему если предполагается 2-3 пользователя и не имеет ни какого смысла

использовать базу данных рассчитанную на мелкие фирмы, там где число

пользователь превышает сто человек. Но здесь следует учесть и перспективы

развития фирмы и возможный рост числа пользователей системы.

(соответствует заданным параметрам, не соответствует)

3. Наличие Windows – версии. Наиболее распространненой операционной

системой является Windows-95 и сохранение привычного для пользователя

интерфейса и назначений функциональных клавиш представляется нам

разумным. И облегчит процесс обучения пользователей.

(есть,нет)

4. Удобство интерфейса. Подразумевается удобство ввода информации и

отсутствие повторения одних и тех же операций, а так же удобство

представления аналитической информации.

(высокое, среднее, низкое)

5. Настраиваемость. В данной компании проводится не обычная автоматизация

учета, а создается единая информационная система, связывающая различные

отделы единым информационным пространством и кроме стандартных

бухгалтерских операций потребуется создать целый ряд оригинальных

решений для данной фирмы.

Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)

6. Стоимость одного рабочего места. Понятно, что компания готова потратить

какую-то сумму денег для проведения нововведения, но она не должна

превышать установленного руководством фирмы лимита.

(Стоимостная оценка)

7. Возможно ли написание базы данных собственными силами. Это

дополнительное условие несомненно являющееся плюсом. Но не оказывающее

решающего воздействия.

Таблица 3.3

Сравнение программных продуктов по заданным критериям.

|Программный |Критерии оценки |

|продукт | |

| |Сервис | |Win |Интерфей|Настраив|Стоимомт|

| | |Соответс| |с |аемость |ь, 1р/м,|

| | |твие | | | |$ |

| | |размерам| | | | |

|1:С |Выс. |Да |Да |Выс. |Выс. |250 |

|БЭСТ |Сред. |Да |Нет |Нет |Низ. |200 |

|Галактика |Выс. |Да |Да |Сред. |Выс.. |300 |

|Иннотек |Сред. |Да |Да |Сред. |Сред. |200 |

|Супер-Менеджер |Сред. |Да |Да |Сред. |Сред. |350 |

|R-3 |Низ. |Да |Нет |Сред. |Сред. |200 |

|Platinum |Выс. |Да |Да |Выс. |Выс. |5000 |

|Scala |Выс. |Да |Да |Выс. |Выс. |5000 |

Сравнив программные продукты видно, что наиболее подходящим по заданным

критериям является 1:С Предприятие 7.7 SQL. Дополнительным плюсом является

возможность создания системы собственными силами это позволит уменьшить

затраты на нововведение. Кроме этого в процессе создания собственной

системы сотрудники получат опыт в области системной интеграции, и фирма

сможет предоставлять своим клиентам новую услугу.

3 Описание особенностей основных бизнес-процессов в документообороте.

Ту часть документооборота, которая связана с внесением/изменением

информации в системе можно разделить условно на два вида – бухгалтерская и

оперативная. Под бухгалтерскими будем понимать внесение таких изменений в

систему, которые вызывают формирование бухгалтерских проводок.

Особенностями бухгалтерской информации являются:

1. Изменения вносятся только на основании правильно оформленных документов,

имеющих в обязательном порядке дату и номер (такие документы называются

первичными).

2. Первичные документы при складировании упорядочиваются (обычно по

номерам). Должна существовать возможность всегда легко найти и проверить

первичный документ, на основании которого была внесена бухгалтерская

проводка.

3. Высокие требования к достоверности внесения информации, так как ошибки

могут вызвать финансовые потери на штрафы при налоговых проверках.

Всю остальную информацию (учет переписки, нарядов-заказов на выполнение

работ, сведений о клиентах) можно отнести к оперативной.

При больших объемах документооборота удобно использовать следующую схему

формирования и контроля исходящих бухгалтерских документов:

- оператор формирует и распечатывает документ с уникальным штрих-кодом,

состоящим из номера и контрольной суммы документа;

- после оператор проверяет документ, и считывает штрих-код сканером;

- система находит документ, проверяет контрольную сумму и если она

совпадает, выполняет проведение документа, если контрольная сумма не

совпадает то выдается информационное сообщение.

Такой же процесс можно использовать при учете большого потока скажем

заказов-нарядов.

Процессноая схема работы фирмы в будущем состоянии Рис. 10

4 Планирование нововведения

Таблица 3.4

Тактический план развития

| |1 этап. Подготовительный. |

|1-ый месяц |Назначение менеджера курирующего проект. |

| |Обеспечение информированности сотрудников |

| |Подбор сотрудников в группу проводящую разработку и |

| |реализацию проекта. |

| |2 этап. Проектирование и постановка задачи. |

|2-ой месяц |Внутренний аудит для выявлений проблем учета. |

| |Описание бизнес-процессов для постановки задачи и написания |

| |интерфейса. |

| |Создание структурной схемы организации. |

| |3 этап. Создание системы. |

|3-ий месяц |Создание оболочки. |

| |Тестирование и доработка. |

| |Перекачивание данных из БД Access и БД 1:С Бухгалтерия 6:0. |

| |Анализ остатков за период и проверка корректности переноса |

| |данных. |

| |4 этап. Внедрение системы. |

|4-ый месяц |Обучение пользователей. |

| |Плавный перевод пользователей на новую системы. |

| |Сбор отзывов пользователей и доработка системы по мере |

| |возникновения необходимости. |

| |5 этап. Поддержание работоспособности системы. |

| |Назначение лица или группы лиц ответственных за поддержание |

| |системы. |

Стратегический план развития (срок 1 год)

Введение бухгалтерской подсистемы и обеспечение получения информации по

оплате в режиме реального времени.

Создание налаженной системы регулярного напоминания должникам.

Создание эффективной системы учета работ.

Улучшение существующей системы поставок и сервиса.

Анализ полученного эффекта и планирование дальнейших изменений.

5 Экономический эффект от ввода информационной системы.

Оценка экономического эффекта от ввода интегрированных информационных

систем для малых и средних предприятий достаточно сложна. Для наших условий

вообще вряд ли есть стандартные алгоритмы для этого, потому что основой бум

появления этих предприятий начался всего 5-6 лет назад.

Руководители при внедрении информационных систем обычно руководствуются

следующими соображениями:

- теперь это есть у всех, это характеризует уровень сервиса, это важное

конкурентное преимущество;

- с ростом компании предыдущая система исчерпала свои возможности,

расширение ее требует на порядок больше затрат (создание новой структуры

в организации), поэтому выгоднее вложить деньги дорогие, но перспективные

новые технологии;

- нет других способов улучшить качество предоставляемых услуг (например,

сколько кассиров в ж/д кассах не сажай, все равно без ПК будут очереди).

Введение информационной системы на первом этапе выявляет много

организационных проблем в организации. Хотя скорость ввода и обработки

информации увеличивается, однако выявляется необходимость вести учет по

дополнительным позициям, что требует большего ввода информации. Может быть

достаточно много непредсказуемых факторов, таких как скажем выявление

неучтенного товара или даже целого склада или непродуктивного расходования

ресурсов.

Попробуем оценить прямую выгоду от увеличения эффективности работы по

клиентам задерживающим платежи. Существуют 2 основных способа работы с

должниками – это прозвонка с напоминаниями (занимает больше времени, но

наиболее эффективна, т. к. есть личный контакт) и рассылка писем с

напоминаниями (занимает меньше времени, но и менее эффективна). Обычно

сочетаются оба этих способа. Исходные данные рассчета приведены в Таблица

3.5.

Таблица 3.5

Исходные данные

|Показатель |В существующей системе.|В новой системе. |

|Время, необходимое для |5 |0,1 |

|определения | | |

|задолженности, мин | | |

|Среднее время звонка |30 |30 |

|1-ому клиенту, мин | | |

|Выход оплативших по |80 |80 |

|звонкам, % | | |

|Печать 1 письма с |10 |0,1 |

|напоминанием и | | |

|расшифровкой | | |

|задолженности | | |

|Выход оплативших по |50 |50 |

|письмам %. | | |

При количестве клиентов 3 000, около 15 % задерживают платежи. Из них 10% -

это неплательщики, которым достаточно письменного напоминания о наличии

задолженности, 5% - это «злостные» неплательщики, в работе с которыми

требуется звонок по телефону – это 300 и 150 клиентов ежемесячно.

При существующей системе требуется ((5+30)*150 + 10*300)/60=135,7 часов

чистого рабочего времени, для выполнения этой работы.

При новой информационной системе потребуется ((30+0,1)*150+0,1*300))=75,75

чистого рабочего времени.

Производительность возрастет как минимум на 55%, даже без учета того, что

из-за более быстрого и точного прохождения информации о платежах,

напоминания будут идти более избирательно.

В конечном итоге, если принять, что платежи 10%*0,5+5%*0,8=9 % клиентов

собираются после напоминания, то учитывая возросшую эффективность работы

объем собираемых платежей можно увеличить как минимум на 3-4 %.

Системная карта будущего состояния Рис. 11

6 Меры по преодолению сопротивления нововведению

Проблема сопротивления

При внедрении любого нововведения менеджер сталкивается с сопротивление

людей.

Лучшим решением по решению проблемы сопротивления будет создание мотивации.

То есть необходимо со стороны руководства:

1. Обнаружить и показать неудовлетворенности текущим состоянием.

2. Обеспечить участие в нововведении.

3. Ввести систему поощрений.

4. Предоставить людям времени и возможностей выйти из текущего состояния.

Рассмотрим, как можно использовать эти меры в нашей ситуации:

. Прежде всего, необходимо разъяснить сотрудникам, почему руководство

недовольно текущим состоянием информационной системы в настоящее время и

каким оно хочет его видеть в будущем. Подробно объяснить, почему принято

решение создать новую систему собственными силами, а не какое-то иное

решение. Лучше всего сделать это на общем собрании сотрудников фирмы,

которое должно быть первым шагом к внедрению нововведения. Надо

обнародовать цели и план развития, а так же разъяснить роль каждого

сотрудника. Разъяснить, что будет проведена работа по обучению и

заверить, что перемены не приведут к увольнению среди сотрудников. Это

позволит уменьшить слухи, связанные с нововведением и как следствие

снизить страх перед ним. Руководство должно обратиться к сотрудникам, с

просьбой высказать свои мысли, идеи и пожелания. Заверить, что наиболее

интересные будут отмечены и учтены в процессе проектирования и внедрения.

. Для вновь создающейся группы, ответственной за проект, требуются

сотрудники в первую очередь их надо искать среди собственных сотрудников.

Надо тщательно проанализировать имеющиеся кадры и предложить принять

участие в проекте. Более всего это касается отдела прикладных программ и

сотрудников работающих по сдельной форме оплаты. Необходимо объявить

среди них свободный набор во вновь создаваемую группу. Отказ всегда

должен быть четко мотивирован. Вероятно, потребуется и набор новых

опытных программистов.

. Для избежания мифов о старых добрых временах надо регулярно

информировать людей о ходе нововведения на собраниях, постоянно сравнивая

новые результаты с предыдущими показателями. У людей должно быть ощущение

движения вперед к общей цели.

Необходимо уделить дополнительное внимание корпоративным мероприятиям в

этот период объявить какой-нибудь корпоративный конкурс или провести,

например, футбольный матч между сотрудниками разных отделов. Это не

потребует больших затрат, но напомнит людям, что все они составляющие

одного целого.

. Переход на новую систему по возможности должен быть постепенным.

Желательно по мере создания модулей системы тут же внедрять их на рабочих

местах и обучать сотрудников работе с ними. По результатам обучения

необходимо провести тестирование. То есть необходимо назначить одного из

участников группы ответственным за обучение.

Проблема переходного периода.

Мероприятия по управлению переходным процессом:

1. Создание и расширение ясного представления о будущем состоянии

организации. Необходимо четко обрисовать цели создания общей

информационной сети и разъяснить ее задачи. Лучше всего сделать это на

общем собрании фирмы предшествующем началу нововведения. На нем

необходимо сообщить сотрудникам о примерных сроках начала мероприятия и

плане его проведения. Должна быть создана «папка для изучения», в которой

каждый сотрудник может более подробно ознакомиться с планами переходного

и будущего состояния, а также написать свое мнение.

2. Наше предприятие включает в себя компоненты:

- организационная структура;

- персонал;

- цели и задачи.

В процессе осуществления программы нововведения изменяется структура

предприятия, т. к. произойдет перераспределение обязанностей среди

сотрудников, цели и задачи организации не меняются, т. к. остается

неизменным профиль предприятия и состав работы на рынке.

Т. о. нововведение происходит более всего в компоненте организационная

структура.

3. Наиболее важные элементы переходного процесса:

- менеджер переходного процесса;

- ресурсы необходимые для перехода;

- план переходного процесса;

- структура переходного процесса.

Это означает, что необходимо создать группу менеджеров для управления

переходным процессом. Они связаны непосредственно с руководством и обладают

полномочиями для внесения корректив в процесс осуществления нововведения.

Эта группа менеджеров действует только в период переходного процесса.

План перехода нужен для того, чтобы обеспечить эффективное управление

переходом. Оно заключается в том, чтобы осуществить переход из текущего

состояния в будущее без ущерба для организации в целом и для отдельных

сотрудников. Переходный процесс в данном случае происходит в соответствии с

тактическим планом развития и по схеме контура управления.

В нашем случае структура претерпевает изменения. Для успешного

осуществления данного проекта назначается куратор проекта, который без

отрыва от основной деятельности контролирует и направляет работу группы

осуществляющей проект.

КОНТУР УПРАВЛЕНИЯ ПЕРЕХОДНЫМ ПРОЦЕССОМ

Входные параметры:

1. Покупка программного обеспечения и оборудования.

2. Создание инновационной группы сотрудников.

Управляющее воздействие:

3. Сокращение (увеличение) сметы расходов.

4. Мотивация.

Выходные параметры:

5. Затраты.

6. Квалифицированный персонал.

Контур управления переходным периодом Рис.

12

Проблема власти

В рамках проводимой работы по преодолению проблемы власти проводятся

следующие конкретные действия:

1). Проведение всеобщего психологического тестирования при приеме на

работу;

2). Проводить совместные культурно-массовые мероприятия;

3). Регулярное проведение планерок и отчетных собраний;

4). Открытое поощрение за успешную работу;

5). Доводить до всеобщего сведения появление вакантных мест и

устраивать открытые конкурсы на их получение;

6). Организовать разделение сотрудников на группы, между которыми

проходят соревнования;

7). Создать командный дух организации с помощью установления всеобщей

мотивации.

Проводимые мероприятия будут иметь успех при четко определенной

структуре власти фирмы.

Кроме того, необходимо заручиться поддержкой критической массы всех

групп. Этого можно добиться путем проведения разъяснительной работы

среди сотрудников.

Выводы по главе

В данной главе была проведен краткий анализ основных программных продуктов

предназначенных для комплексной автоматизации учета и в результате

сравнения по ряду критериев был выбран программный продукт фирмы 1:С,1:С

Предприятие 7.7 SQL.

Было решено создавать систему при участии собственных программистов и не

обращаться в стороннюю фирму, что позволит уменьшить затраты на

нововведение. Кроме этого в процессе создания собственной системы

сотрудники получат опыт в области системной интеграции, и фирма сможет

предоставлять своим клиентам новую услугу.

Создается тактический и стратегический планы развития при внедрении

нововведения и рассчитывается экономический эффект от внедрения

нововведения

Предполагается рост производительности труда операторов как минимум на 55%

и увеличение собираемых платежей на 3-4 %.

В этой главе разработаны рекомендации для менеджеров фирмы для преодоления

сопротивления сотрудников фирмы нововведению и улучшения морального климата

в коллективе во время переходного периода.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛОВИЙ ТРУДА И БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОПЕРАТОРА ПЭВМ

Расчет искусственного освещения

Искусственное освещение в помещениях эксплуатации ВТД и ПЭВМ должно

осуществляться системой общего равномерного освещения.

В производственных помещениях в случаях преимущественной работы с

документами допускается применение системы комбинированного освещения.

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа

должна быть 300 – 500 лк.

Допускается установка светильников местного освещения для подсветки

документов.

В качестве источников света при искусственном освещении должны

применяться преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ.

Допускается применение лампы накаливания в светильниках местного

освещения. Рекомендуется использовать комбинированную систему освещения

производственного помещения (Енк=500 лк).

Для того, чтобы рассчитать число светильников в осветительной

установке используют формулу:

N = Em*S*Kз*Z ,

(1)

ф*n*j

где Em – нормированная освещенность рабочей поверхности в системе

общего освещения 200 лк;

S – площадь помещения, равная 48,6 м2;

Кз – коэффициент запаса, равный 1,4;

Z- коэффициент неравномерности освещения, равный 1,1 для

люминесцентных ламп;

n – количество ламп в одном светильнике;

j – коэффициент использования в долях единицы;

ф – световой поток одной лампы, лм.

Прежде всего необходимо найти расчетную высоту подвеса светильника над

рабочей поверхностью, которая определяется по формуле:

h=Hn-hc-hp , (2)

где Hn – высота помещения, равная 2,7 м;

hc - расстояние светильника до потолка;

hp - высота рабочей поверхности, равная 0,8.

Норма освещенности в системе комбинированного освещения Енк=500

лк, а нормированная освещенность в системе общего освещения Ено=200 лк,

нормированная освещенность, создаваемая светильниками местного освещения

Енм=300 лк (т. е. Енм=Енк-Ено=500-200=300). В данном случае необходимо

провести проектирование световой установки, используя светильник ЛСПО1 с

газоразрядными лампами (2*80).

Сначала определим расчетную величину высоты подвеса светильника:

h= 2,7-0,184-0,8=1,72 м

Для определения коэффициента использования необходимо рассчитать

индекс помещения, который рассчитывается по формуле:

i = AB = 3*5 = 1,1

, (3)

n(A+B) 1,72*(3+5)

где А – длина помещения, м;

В – ширина помещения, м.

Коэффициент использования излучаемого светильниками светового потока

зависит от типа КСС светильника (в нашем случае, это тип Г), от

геометрических параметров производственного помещения (индекса помещения) и

коэффициента отражения потолка, стен, рабочей поверхности или пола.

Коэффициент запаса учитывает возможность уменьшения

освещенности в процессе эксплуатации осветительной установки и для чистых

производственных помещений равен 1,4. Световой поток находится в

зависимости от типа и мощности используемой в светильнике лампы.

В системе комбинированного освещения нормированная освещенность

рабочей поверхности равна Ено. Коэффициент неравномерности освещения для

люминесцентных ламп равен 1,1.

Количество ламп в одном светильнике ЛСПО1, который используется в

нашем помещении, равно 2. Коэффициент использования излучаемого

светильниками светового потока примем равным 0,8. Обладая всеми

необходимыми данными можно рассчитать число светильников в осветительной

установке по следующей формуле:

N= 200*48,6*1,4*1,1 = 1,79

2*0,8*5220

Т. е. в помещении должно быть две лампы, размеры лампы ЛСПО1

следующие: ширина – 0,418, длина – 1,536. Поэтому лампы должны

располагаться следующим образом:

Рабочие места с ПЭВМ и ВТД по отношению к световым проемам должны

располагаться так, чтобы естественный свет падал сбоку, преимущественно

слева. Расстояние между столами в направлении тыла поверхности одного

видеомонитора и экрана другого видеомонитора должно быть не менее 2 м, а

расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов не менее 1,2 м.

Метрологическое обеспечение в области безопасности труда

осуществляется на основе положений ГОСТ 12.0.005-84 «Метрологическое

обеспечение труда в области безопасности труда. Основные положения» (М.,

1984 г.), системы стандартов безопасности труда, санитарных норм и правил

Минздрава СССР и др.

Контроль освещенности можно выполнить с помощью люксометра, например, Ю-116

или Ю-117, или аналогичными приборами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В обеспечении бесперебойной работы одну из главных ролей играет правильно

организованная система эффективного управления ресурсами предприятия. В

данной работе произведено исследование проблем возникших в результате роста

и развития фирмы ЗАО «Гориславцев и К». По данным проведённого исследования

была разработана информационная система на базе современных информационных

технологий, в частности использовались программные продукты фирм 1С и

Microsoft. В работе даны конкретные рекомендации по внедрению разработанной

системы, проведен расчёт экономического эффекта от внедрения разработки.

Внедрение системы позволит повысить производительность внутрифирменных

коммуникаций, качественно улучшить сервис предоставляемый клиентам и тем

самым вывести фирму на новый уровень развития.

Были даны рекомендации по преодолению проблемы сопротивления сотрудников

фирмы нововведению.

Руководство ЗАО «Гориславцев и К», рассмотрев вышеизложенные предложения и

рекомендации, приняло решение о внедрении данной разработки и планирует

осуществить данную инновацию во втором полугодии 1999г.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Программные продукты фирмы «1С», как средство разработки ИТ торгового

предприятия.

Московская фирма «1С» основана в 1991 году и специализируется на

дистрибуции, поддержке и разработке программного обеспечения и баз данных

деловой ориентации. В штате фирмы более 110 специалистов. В 1998 году по

результатам опроса участников рынка фирма «1С» признана самой

профессиональной компьютерной компанией России.

Фирма «1С» специализируется на разработках в области бухгалтерского и

телекоммуникационного программного обеспечения и дистрибуции через широко

развитую сеть партнеров. Из своих разработок фирма «1С» больше всего

известна бестселлером «1С:Бухгалтерия» (более 6.000 копий экземпляров

программ в месяц) и программным обеспечением для телекоммуникаций

«1С:Электронная почта» (более 1000 хостов в государственных и коммерческих

организациях). Новые продукты «1С:Торговля и склад», «1С:Зарплата и кадры»

и «1C:Бухгалтерия 7.5», входящие в состав системы программ «1С:Предприятие»

являются достойным продолжением серии программного обеспечения для

автоматизации предприятия.

Фирма «1С» имеет прямые договора с Microsoft, Symantec, IBM-Lotus,

Novell, Borland, ПроМТ, Никита и более чем 50 других отечественных и

зарубежных фирм-производителей программного обеспечения. Особое внимание

фирма "1С" уделяет поддержке и расширению дистpибутоpской, франчайзинговой

и дилерской сетей, которые объединяют основных торговых партнеров фирмы

"1С", а также сети авторизованных учебных центров.

Система программ «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ»

Система программ "1С:Предприятие" предназначена для комплексной

автоматизации экономической деятельности предприятий различных направлений

деятельности и форм собственности. "1С:Предприятие" позволяет организовать

в единой системе эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый

учет, а также расчет заработной платы.

В данную поставку входят компоненты "Бухгалтерский учет", "Оперативный

учет" и "Расчет", работающие с единой конфигурацией. Предполагается, что

такая поставка будет использоваться в первую очередь для автоматизации

деятельности торговых предприятий и организаций.

Компонента БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ обеспечивает учет операций по банку и

кассе, основных средств и нематериальных активов, материалов и МБП, товаров

и услуг, валютных операций, взаиморасчетов с организациями, дебиторами,

кредиторами, взаиморасчетов с подотчетными лицами, расчетов с бюджетом, а

также любые другие разделы учета.

Компонента "Бухгалтерский учет" может быть использована для реализации

любой схемы бухгалтерского учета и предоставляет гибкие возможности учета

(несколько планов счетов, многоуровневый и многомерный аналитический учет,

сложные проводки и т. д.), возможность как ручного, так и автоматического

ввода бухгалтерских операций, вывода, хранения и печати различных первичных

документов, а также формирования и печати разнообразных отчетов.

Возможности компоненты ОПЕРАТИВНЫЙ (ТОРГОВЫЙ) УЧЕТ включают ведение

учета складских запасов товаров и их движения; учет комплектации и

разукомплектации товаров, оформление счетов, резервирование товаров и

контроль оплаты, отслеживание состояния взаиморасчетов с контрагентами,

формирование необходимых первичных документов, счетов-фактур, книг продаж и

покупок и т. д., ведение учета покупки и продажи товаров, денежных средств

на расчетных счетах и в кассе, отслеживание товарных кредитов и товаров на

реализации, автоматизация расчета цен списания товаров, учет товаров в

различных единицах измерения, а денежных средств в различных валютах;

получение разнообразной аналитической отчетной информации о финансовых и

товарных движениях.

Помимо основной функции, реализующей автоматизацию складского учета и

торговли, компонента "Оперативный учет" может быть использована для

автоматизации любого учета наличия и движения средств в реальном времени.

Компонента РАСЧЕТ предназначена для РАСЧЕТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ и ведения

КАДРОВОГО УЧЕТА обеспечивает автоматизацию расчета начислений и удержаний

по любым алгоритмам; проведение расчетов "задним" числом; формирование

расчетных листков любого вида; расчеты как индивидуальных, так и групповых

начислений типа бригадных нарядов; формирование платежных ведомостей с

упорядочиванием информации по разным критериям с разбиением ее по

категориям, подразделениям и другим признакам; расчет больничных листов,

отпусков, оплаты по среднему заработку на основании данных за прошлые

расчетные периоды; полный расчет зарплаты как по месячному, так и по

недельному циклу; стандартные отчеты для налоговой инспекции и пенсионного

фонда РФ; ведение штатного расписания предприятия; распределение задачи

ввода исходной информации и расчета между кадровиком и расчетчиком;

статистическая информация по сотрудникам предприятии; фиксация кадровых

перемещений сотрудников и их продвижения по службе; создание отчетов по

кадровым перемещениям сотрудникам и их продвижению по службе.

Компонента "Расчет", наряду с расчетом заработной платы, позволяет

автоматизировать проведение и других сложных периодических расчетов.

"1С:Предприятие 7.5" обеспечивает ИНТЕГРИРОВАННОЕ ВЕДЕНИЕ УЧЕТА,

которое включает единую систему ведения нормативно-справочной информации,

автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета заработной

платы в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим

лицам, консолидированный управленческий учет.

Комплексная конфигурация "Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата +

Кадры" "1С:Предприятия" реализует наиболее общие схемы учета и может

использоваться в большинстве организаций.

"1С:Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на

конкретном предприятии. В состав системы входит "Конфигуратор", который

позволяет:

. настраивать систему на различные виды учета и реализовать любую

методологию учета

. редактировать свойства справочников: изменять состав хранимой

информации,

. количество уровней вложенности, тип кода (числовой, текстовый) и

другие

. создавать новые справочники произвольной структуры

. настраивать внешний вид и поведение форм для ввода информации

. редактировать существующие и создавать новые необходимые

документы любой структуры

. изменять экранные и печатные формы документов

. создавать новые журналы для работы с документами и произвольно

. перераспределять документы по журналам

. редактировать формы и алгоритмы формирования стандартных отчетов

. создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки

информации

. описывать поведение элементов системы на встроенном языке.

«1С:Предприятие 7.5 + MS SQL Server»

Основным отличием «1С:Предприятие 7.5 + MS SQL Server» является возможность

хранения таблиц базы данных на специализированном сервере (MS SQL Server

6.5), что позволяет достичь большей надежности хранения данных, свести к

минимуму риск их повреждения или потери в случае возникновения неполадок в

работе компьютерной сети, аварий источников питания и т.п., а также

уменьшить простои системы, вызванные упомянутыми причинами. Кроме того, при

одновременной работе большого числа пользователей с большими объемами

данных улучшаются показатели производительности системы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

[2] Статистика науки и инноваций: краткий терминологический словарь/ Под

ред. Л.М. Гохберга. М.:ЦИСН, 1996

[3] Инновационный менеджмент. Справочное пособие./ под ред. П.Н. Завилина,

А.К. Казанцева, Л.Э. Миндели. С-Пб.: Наука, 1997

| |Анисимов Ю.П. и др. Организация управления нововведениями: |

| |Учебное пособие. Воронеж, 1993. |

| |Багриновский К.А. Хрусталев Е.Ю. Новые информационные технологии |

| |ЭКО 1996 №7 |

| |Балабанов И.Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего |

| |субъекта. М.: Финансы и статистика, 1994. |

| |Баркан Д.И., Валдайцев С.В., Долбёжкин В.А. и др. Как создаются |

| |коммерчески успешные товары и услуги: маркетинг и нововведение. |

| |Л.: изд. «Аквилон», 1991. |

| |Глухов В.В. Основы менеджмента. СПб.: Специальная литература, |

| |1995. |

| |Завлин П.Н., Ипатов А.А., Кулагин А.С. Инновационная деятельность|

| |в условиях рынка. Спб.: Наука, 1994. |

| |ИТ в России. / Компьютерра. 1997. №47 |

| |Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента Пер. с англ.|

| |/общ. ред. Л.И. Евенко. М.: Дело, 1994. |

| |О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ. |

| |/Экономика и жизнь. 1995. №№25,26. |

| |Основы управления персоналом. /Под ред. Б.М. Генкина М.: Высшая |

| |школа, 1996. |

| |Питерс Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления: опыт |

| |лучших компаний. Пер. с англ. М.: Прогресс, 1997. |

| |Родакова М.С. Инновационный процесс в странах развитого |

| |капитализма. М., 1991. |

| |Статистика науки и инноваций: Краткий терминологический словарь /|

| |Под ред. Л.М. Гохберга. М.: ЦИСН, 1996. |

| |Статистика науки и инноваций: краткий терминологический словарь/ |

| |Под ред. Л.М. Гохберга. М.:ЦИСН, 1996 |

| |Томпсон А.А., Стрикленд А. Д. Стратегический менеджмент М. 1998. |

| |Феокистов Г. Информационная безопасность общества |

| |Социально-политический журнал 1996 №5 |

| |Фигурновский Н. Будущие за инкубаторами инновационного бизнеса. |

| |/Радикал. 1992. №44. |

| |Экономическая стратегия фирмы: Учебное пособие / Под ред. А.П. |

| |Градова Спб.: Специальная литература, 1995. |

| | Яковец Ю.В. Проект федерального закона «Об инновационной |

| |деятельности и государственной инновационной политике в РФ». М.: |

| |Изд. Российской академии госслужбы при Президенте РФ, 1997 |

Интернет ресурсы:

1. Сервер компании Microsoft. http://www/microsoft.com/rus/

2. Центр информационных технологий. http://www.citforum.ru/

3. Сервер журнала Эксперт. http://www.expert.ru/

4. Сервер компании 1С http://www.1c.ru/

5. Сервер компании SCALA http://www.scala.ru/

-----------------------

3. Выбор целей и ограничений

1.Начало

2. Описание системы

4. Выбор критериев достижения целей

5.Проектирование вариантов

6.Моделирование вариантов

7. Выбор варианта

8.Разработка плана внедрения

9.Внедрение

Обладатель проблемы

В.

А

.

С.

Генеральный директор

Бухгалтерия

Сотрудники с окладом и % ставкой

Исполнительный директор направления К+

Исполнительный директор направления прикладных программ

Отдел рекламы

Отдел маркетинга

Хозяйственник

Технический отдел

Отдел продаж

Отдел обслуживания

Отдел технического обслуживания клиентов

Отдел прикладных программ

Совместные проекты

Видение, требования, утверждение расходов(

Результат, расходы, информация(

Финансовые результаты

Бухгалтерия

Управление в стационарном режиме

Первичные документы(

Информация о платежах(

Управление в стационарном режиме

Программный продукт

Сотрудники на % ставке

Руководство

Сотрудники на сдельной оплате

Сотрудники на окладе

Услуги

Улучшение работы с клиентом

(Значительное, среднее, незначительное)

Уменьшение дебиторской задолженности

(%)

Улучшение информированности клиента о задолженности

(Значительное, среднее, незначительное)

Улучшение сервиса

(%)

Информированность о клиенте.

(Есть, нет)

Создание эффективной системы работы с неплатильщиками

(Есть, нет)

Увеличение производительности.

(%)

Управляющая подсистема

Подсистема продаж

Подсистема обслуживания

Специалисты

Гос. органы

Конкуренты

Поставщики

Клиенты

Действующие силы

Противодействующие силы

Осознание необходимости больше работать

Структура фирмы

Политика руководства

Дополнительные расходы

Требования к услугам

Действия конкурентов

Действия конкурентов

Спрос на продукцию фирмы

Обеспечение эффективного управления

Информация о результатах

Информация о результатах

Информация о результатах

Статистика

Статистика

Фирмы не купившие продуктом

Фирмы не заинтересовавшиеся продуктом

Потенциальные клиенты

Клиенты

Фирмы

Работа с потенциальными клиентами

Поиск клиентов

Фирмы не заинтересовавшиеся продуктом

Клиенты

Клиенты недовольные обслуживанием

Клиенты довольные обслуживанием

Обслуживание

Статистика

Обработка результатов работы с клиентами

Бухгалтерия

Сотрудники на сдельной оплате

Сотрудники на окладе

Услуги

Программный продукт

Сотрудники на % ставке

Клиенты

Сотрудники с окладом и % ставкой

Поставщики

Создание информационной системы

Руководство

Бухгалтерия

1. Клиенты

2. Конкуренты

3. Поставщики

6

3

4

5

5

6

2

1

Конкуренты

Информационная подсистема

Специалисты

Руководство

Подсистема продаж

Подсистема обслуживания

Управляющая подсистема

Гос. органы

Клиенты

Налоги

Новые услуги

Финансовые результаты

Программный продукт

Спрос на продукцию фирмы

Финансовые вложения

Законодательнае акты РФ

Потенциальные клиенты

Продажа программных продуктов и обслуживание

клиентов

Клиенты

Клиенты довольные сервисом

Фирмы не купившие продуктом

Фирмы не заинтересовавшиеся продуктом

Фирмы не заинтересовавшиеся продуктом

Потенциальные клиенты

Клиенты

Фирмы

Обслуживание

Работа с потенциальными клиентами

Поиск клиентов

Клиенты недовольные сервисом

Конкуренты

Документооборот

Большой объем информации

Обслуживание

Объем продаж

Фирмы - клиенты

Поставщики

Руководство

Программный продукт

Бухгалтерия

Сотрудники

Сопротивление

Поиск решения

Платежи

Фирма

Страницы: 1, 2