Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К

Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 6

1. ОСОБЕННОСТИ НОВОВВЕДЕНИЯ В ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ 8

1.1. Информационные технологии и значение их использования в условиях

современного бизнеса 8

1.2. Инновации в области информационных технологий 12

1.3. Системный подход к управлению нововведением 16

1.4. Социальные аспекты инновационного менеджмента 21

2. ДИАГНОСТИКА ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ЗАО «ГОРИСЛАВ-ЦЕВ И КО» 26

2.1. Начало 26

2.2. Описание системы 29

2.3. Выбор целей и ограничений 39

2.4. Выбор критериев достижения целей 42

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И ВНЕДРЕНИЕ НОВОВВЕДЕНИЯ 43

3.1. Проектирование и моделирование вариантов 43

3.2. Выбор варианта 47

3.3. Описание особенностей основных бизнес-процессов в документообороте.

49

3.4. Планирование нововведения 52

3.5. Экономический эффект от ввода информационной системы. 53

3.6. Меры по преодолению сопротивления нововведению 57

4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛОВИЙ ТРУДА И БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОПЕРАТОРА

ПЭВМ 64

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68

ПРИЛОЖЕНИЕ 69

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 75

ВВЕДЕНИЕ

В данной работе рассматривается инновационный проект по созданию и

внедрению на среднем торгово-сервисном предприятии новой информационной

системы.

Инновация – это производство качественно иной экономической

удовлетворенности. В условиях современного развития бизнеса в России уже

недостаточно просто производить товары или услуги. Они должны улучшаться,

становиться более экономичными. И предприятие не должно становиться больше,

оно должно становиться лучше.

Рынок комплексных автоматизированных систем в России очень молод и

существует только 2 – 3 года.

В период становления малого и среднего бизнеса не в каждой фирме такого

класса был компьютер. Но в результате развития рынка компьютерной техники

и снижения цен на технику, произошел процесс компьютеризации предприятий.

Практически все современные малые и средние торговые предприятия ведут

автоматизированный бухгалтерский учет и, так или иначе, используют ПК в

повседневной работе. И все более возрастают требования к доступности и

удобству использования информации, она начинает играть ключевую роль в

современном бизнесе и позволяет планировать развитие организации и

эффективно управлять ресурсами. И все более возрастает интерес к

комплексным автоматизированным системам, как к средству систематизации и

эффективной обработки информации о клиентах, поставщиках и всех

хозяйственных операциях

И целью данной работы является создание проекта и описание мероприятий по

внедрению системы для улучшения функционирования организации в целом, путем

обеспечения эффективного управления ресурсами и системой. Это будет

способствовать улучшению качества предоставляемых услуг за счет ускорения

движения информации внутри организации, большей доступности информации для

сотрудников фирмы и возможности интегрированного подхода к обслуживанию

клиентов.

ОСОБЕННОСТИ НОВОВВЕДЕНИЯ В ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1 Информационные технологии и значение их использования в условиях

современного бизнеса

Роль информационных технологий (ИТ) на современном предприятии

Сегодня любое, предприятие имеет дело с потоками различной информации,

которые нуждаются в быстрой и оперативной обработке. Количество информации

зависит в основном от размера предприятия и вида деятельности, чем больше

предприятие, тем больше объём и уровень сложности обрабатываемой

информации. Огромную помощь здесь оказывают современные компьютерные

информационные технологии, профессионально разработанная компьютерная

информационная система может существенно облегчить жизнь бухгалтерии и

руководителям, позволит вести оперативный учёт на предприятии быстро и

точно, предоставит широкие возможности анализа, автоматизировав учётные

операции, избавит от огромного количества лишней бумаги. К сожалению,

многие даже достаточно крупные предприятия не используют эти возможности в

своей работе, предпочитая держать десятки бухгалтеров со счётами в руках. В

результате, часто из-за человеческих ошибок, это приводит к фактической

потере контроля над финансовым состоянием предприятия, не позволяя

руководителям принимать своевременные и правильные решения, нарушению

сроков сдачи бухгалтерской отчётности и нарушению правил ведения учёта, что

в свою очередь приводит к потерям от налоговых санкций.

Применение современных компьютерных технологий конечно требует немалых

затрат от предприятия как на разработку и внедрение, так и на дальнейшее её

обслуживание и развитие, поэтому многие предприятия не решаются внедрять

их, кроме того в нашей стране многие руководители пока ещё не осознают

ценность ИТ и стремятся сэкономить на их внедрении. Обычно, приобретая

программный пакет за несколько сотен долларов, руководитель не рассчитывает

на дополнительные затраты на адаптацию и внедрение, либо считает, что эти

затраты должны быть незначительными и не превышать стоимости коробки с

программой. Такая ситуация вызывает определённые трудности у российских

фирм, занимающихся автоматизацией учета, при работе с клиентами, но к

счастью ситуация постепенно изменяется, всё больше и больше руководителей

осознают значимость ИТ на предприятии и необходимость вкладывать в это

необходимые средства.

Основные составляющие ИТ

Информационные технологии на сегодняшний день имеют две основные

составляющие: программная и аппаратная (Soft Ware & Hard Ware).

Программная часть это: операционная система и прикладное программное

обеспечение (ПО).

Операционная система (ОС) обеспечивает ввод и вывод информации,

функционирование приложений, доступ к данным на различных носителях, работу

с сетями, а также ряд других различных функций необходимых для

функционирования системы в целом.

Прикладная часть это то, что использует в своей работе конечный

пользователь, обычно это всевозможные редакторы, электронные таблицы,

средства управления базами данных (СУБД).

Программное обеспечение делится на клиентское и серверное. Для более

эффективного использования вычислительных и информационных ресурсов были

изобретены компьютерные сети, основной задачей которых является обмен

данными между отдельными компьютерами, это позволяет многим пользователям

совместно работать с одной и той же информацией и получать доступ к

распределённым информационным ресурсам. Чтобы обеспечить наиболее быстрый

доступ к информации и её быструю обработку применяются выделенные сервера

сети. Обычно это наиболее мощные ЭВМ, которые могут обеспечить выполнение

запросов от многих пользователей на доступ к информации или её обработку.

Сервера подразделяются на два основных типа файл-серверы и серверы

приложений (технология клиент-сервер), кроме этого ещё существует огромное

множество типов серверов различных по своему функциональному назначению, но

в нашем контексте нас интересуют только два перечисленных выше типа. При

работе с файл-сервером клиенты лишь получают совместный доступ к

информации, а её обработку выполняют самостоятельно. В случае же

использования сервера приложений, основная тяжесть вычислений по обработке

информации ложится на плечи сервера.

Серверное ПО это прежде всего надёжная ОС такие как: MS Windows NT, Novell

NetWare, IBM OS/2 LANServer, Unix и др., а также серверные СУБД например

Microsoft SQL Server или Oracle. Огромное число независимых производителей

ПО в мире разрабатывают свои решения на основе этих систем, для применения

в различных областях бизнеса, науки и образования. В России таковыми

являются: «1С», «Интеллект-Сервис», «Галактика» и др.

Клиентское ПО призвано обеспечить работу пользователя, здесь уделяется

особое значение удобству и простоте интерфейса, т.к. подразумевается более

низкая квалификация пользователя в компьютерной области. Пользователи с

помощью клиентского ПО получают возможность в простой и понятной форме

адресовать свои запросы в систему, не задумываясь о том, как будет

осуществляться выполнение.

Аппаратная часть выбирается исходя из требований ПО, соображений о

надёжности хранения информации, а также наращиваемости и масштабируемости.

Основными составляющими здесь являются: персональные компьютеры (ПК),

серверы, сетевое коммуникационное оборудование (кабель, концентраторы,

переключатели, маршрутизаторы и др.). При выборе оборудования можно

обратиться к известным производителям, так называемый brand-name, например:

Hewlett Packard, IBM, Packard Bell, Compaq, а можно к no-name, это

большинство российских производителей. Естественно первый вариант является

более дорогостоящим, но наиболее надёжным. Наиболее практичным решением

может оказаться решение о приобретении наиболее критичных узлов системы

серверов и коммуникационного оборудования от известных производителей, а

для персональных компьютеров выбрать наиболее известного российского

производителя, тем более, как показывает практика brand-name ПК практически

не поддаются модернизации.

Большое значение в работе ИС играет однородность системы, однородность

программной и аппаратной части позволяет эффективно управлять всей

системой, производить её диагностику, быстро устранять неисправность.

Поэтому идеальным вариантом является комплексная поставка оборудования и ПО

под разработанный проект. Но такое может себе позволить не каждая

организация, большинство фирм уже имеют какое-то оборудование и ПО,

естественно они хотят использовать и эти ресурсы, пытаясь сэкономить.

Обычно организация не может позволить себе сразу выкинуть несколько

десятков тысяч долларов на комплексную поставку и предпочитает вкладывать

деньги постепенно, докупая по несколько компьютеров в месяц. Такое

положение дел создаёт дополнительные трудности при внедрении ИТ, и такое

положение, пожалуй, ещё долго будет оставаться неизменным.

Программные продукты фирмы «1С», как средство разработки ИТ торгового

предприятия.

Московская фирма «1С» основана в 1991 году и специализируется на

дистрибуции, поддержке и разработке программного обеспечения и баз данных

деловой ориентации. В штате фирмы более 110 специалистов. В 1998 году по

результатам опроса участников рынка фирма «1С» признана самой

профессиональной компьютерной компанией России.

Фирма «1С» специализируется на разработках в области бухгалтерского и

телекоммуникационного программного обеспечения и дистрибуции через широко

развитую сеть партнеров. Из своих разработок фирма «1С» больше всего

известна бестселлером «1С:Бухгалтерия» (более 6.000 копий экземпляров

программ в месяц) и программным обеспечением для телекоммуникаций

«1С:Электронная почта» (более 1000 хостов в государственных и коммерческих

организациях). Новые продукты «1С:Торговля и склад», «1С:Зарплата и кадры»

и «1C:Бухгалтерия 7.5», входящие в состав системы программ «1С:Предприятие»

являются достойным продолжением серии программного обеспечения для

автоматизации предприятия.

Фирма «1С» имеет прямые договора с Microsoft, Symantec, IBM-Lotus, Novell,

Borland, ПроМТ, Никита и более чем 50 других отечественных и зарубежных

фирм-производителей программного обеспечения. Особое внимание фирма "1С"

уделяет поддержке и расширению дистpибутоpской, франчайзинговой и дилерской

сетей, которые объединяют основных торговых партнеров фирмы "1С", а также

сети авторизованных учебных центров.

2 Инновации в области информационных технологий

Инновация – использование в той или иной сфере общества результатов

интеллектуальной (научно-технической) деятельности направленных на

совершенствование процесса деятельности или его результатов. Инновации

могут относиться к сферам производства, экономических, правовых,

социальных отношений, области науки, культуры образования, другим сферам

деятельности общества[1].

Экономическая теория различает пять типов инноваций введение нового

продукта, введение нового метода производства, создание нового рынка,

освоение нового источника поставки сырья или полуфабрикатов, реорганизация

структуры управления [2].

Термин инновация является синонимом нововведения или новшества.

Побудительные мотивы для нововведения можно подразделить на внутренние и

внешние.

Внешние факторы - изменения в окружающем деловом мире. К ним можно отнести

изменения банковских процентных ставок, обменного курса, цен на топливо,

спроса, законодательства, конкурентной среды и другие.

Внутренние факторы – это процессы, происходящие внутри организации.

Принципиальные различия между внутренними и внешними обстоятельствами лежат

в области управления, внешние изменения навязываются организации, на них не

возможно влиять. И используется так называемый приспособленческий подход,

то есть организация приспосабливается к полезным и вредным изменениям.

Внутренние нововведения появляются в результате планирования, принятия

решений. Они более понятны и есть возможность их контролировать.

Под инновационным процессом понимается последовательная цепь событий, в

ходе которых инновация вызревает от идеи до конкретного продукта,

технологии или процесса.

Этот процесс не прерывается и после внедрения, новшество совершенствуется,

делается более эффективным, приобретает новые потребительские свойства.

Инновационный менеджмент представляет собой самостоятельную область

экономической науки и профессионально деятельности, направленную на

формирование и обеспечение достижения любой организационной структурной

инновационных целей путем рационального использования материальных и

трудовых и финансовых ресурсов.

Задачи и функции инновационного менеджмента осуществляются только через

деятельность особой категории специалистов, которых принято называть

менеджерами.

Специфика инновационных процессов как объектов предопределяет особый

характер труда менеджеров в этой сфере и требования, предъявляемые к ним.

Труд менеджера носит высоко творческий характер, требует разносторонних

знаний, предполагает склонность личности к аналитической деятельности и

умение концентрироваться в определенные моменты времени на ограниченных

проблемах. Так как основным предметом труда менеджера является научно-

техническая и управленческая информация, то обязательным условием его

эффективной работы выступают знание современных информационных технологий и

умение пользоваться ими[3].

Управление инновационным проектом – это процесс принятия и реализации

управленческих решений, связанных определением целей, организационной

структуры, планированием мероприятий и контролем за ходом их выполнения,

направленных на реализацию инновационной идеи[3].

К числу основных принципов управления нововведением относятся:

- Принцип селективного управления, состоящий в поддержке проектов по

приоритетным направлениям развития науки и техники и адресной поддержке

инноваторов – авторов комплексных проектов.

- Принцип целевой ориентации проектов на обеспечение конечных целей. Этот

принцип предполагает установление взаимосвязей между потребностями в

создании инноваций и возможностями их осуществления. При этом конечные

цели конкретных проектов ориентируются на потребности, а промежуточные –

на конечные цели этих проектов.

- Принцип полноты цикла управления проектами. Этот принцип предполагает

замкнутую цепь упорядоченность составных частей проектов как систем.

Полный цикл процесса управления предполагает всю совокупность решений: от

выявления потребностей до управления передачей полученных результатов.

- Принцип этапности инновационных процессов и процессов управления

проектами. Данный принцип предполагает описание полного цикла каждого

этапа формирования и реализации цели. Принцип этапности отражает

свойство последовательного накопления информации при выполнении этапов и

скачкообразный, качественный переход в новое состояние при удовлетворении

внешних требований к завершению данного состояния.

- Принцип иерархичности организации инновационных процессов и процессов

управления ими предполагает их представление с разной степенью

детальности, соответствующей, определенному уровню иерархии. Все уровни

деятельности согласуются между собой так, что нижестоящий уровень

подчиняется вышестоящему, а состояния (принимаемые решения, цели,

промежуточные и конечные результаты) процесса на выше стоящем уровне

обязательны при определении состояний на нижестоящем.

- Принцип многовариантности при выработке управленческих решений. Для

снижения степени неопределенности, характерной для инновационных

процессов, необходим переход к многовариантной подготовке альтернативных

решений о выборе состава конечных целей проектов, альтернативных способов

их достижения, вариантов комплексного обеспечения работ, включая разный

состав исполнителей, стоимость и длительность выполнения работ,

материально-технические ресурсы и условия стимулирования исполнителей.

- Принцип системности, состоящий в разработке совокупности мер необходимых

для реализации проекта, во взаимосвязи с концепцией развития системы в

целом.

- Принцип комплексности. Имеется в виду что разработка отдельных увязанных

между собой элементов проектной структуры, обеспечивающих достижение

подцелей, должна осуществляться в соответствии с генеральной целью того

или иного проекта.

- Принцип обеспеченности, состоящий в том, что все мероприятия,

предусмотренные в проекте должны быть обеспечены различными видами

ресурсов: финансовых, информационных, материальных, трудовых.

Обобщенно цикл управления можно представить двумя стадиями:

- Разработка инновационного проекта;

- Управление реализацией инновационного проекта.

На первой стадии определяются цели проекта и ожидаемые конечные результаты,

дается оценка конкурентоспособности и перспективности результатов проекта,

возможного эффекта, формируются состав заданий и комплекс мероприятий

проекта, осуществляется планирование проекта и его оформление.

На второй стадии выбираются организационные формы управления, решаются

задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной

ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов,

анализу и устранению причин отклонения от разработанного плана, коррекция

плана.

3 Системный подход к управлению нововведением

Для лучшего понимания необходимости системного подхода рассмотрим

классификацию проблем на мягкие и жесткие.

При возникновении жесткой проблемы сегодняшнее и планируемое состояние

системы ясны, не ясен переход из одного состояния в другое.

Действующие и противодействующие силы равны и для перевода системы в

планируемое состояние надо либо усилить действующие силы, либо ослабить

противодействующие.

При возникновении мягкой проблемы неизвестен не только переход, но и само

новое состояние.

Таблица 1.1

Характеристика жестких и мягких проблем.

|Жесткие проблемы |Мягкие проблемы |

|Известно, что составляет проблему|Не известно, что составляет |

| |проблему |

|Известно, что необходимо узнать |Не известно, что необходимо |

| |узнать |

|Проблема структурирована |Проблема не структурирована |

|Метод решения очевиден |Метод решения не очевиден |

|Проблема имеет одно ясное решение|Проблема может иметь несколько |

| |решений |

|Проблема ясно очерчена, то есть |Проблема не имеет четких границ |

|имеет четкие границы | |

Реальные проблемы находятся между жесткими и мягкими проблемами.

ИМ СП

ОР

ЖП

МП

Реальные проблемы

Схема расположения реальных проблем и методы решения. Рис.1

ИМ - инженерные методы,

ОР - организационное развитие,

СП – системный подход,

ЖП – жесткий полюс,

МП – мягкий полюс.

В данной работе рассматриваем сложную слабо ограниченную проблему,

приближенную к полюсу мягких проблем. Это определяется благодаря следующим

положениям:

- возникшая ситуация не может быть описана однозначным образом;

- нет полной ясности о том, как осуществить нововведение;

- нет уверенного представления о том, что будет после осуществления

нововведения;

- неизвестно, имеются ли достаточные ресурсы для осуществления

нововведений;

- неясно, сколько человек будет задействовано в нововведении;

- нельзя сказать, угрожает ли нововведение кому-либо из сотрудников

неприятностями.

Основная черта неограниченной проблемы – это отсутствие четко выраженной

ограниченности. В данном случае границы проблемы неопределенные, размытые,

т. к. существует множество подходов к проблеме.

Системный подход к управлению нововведением включает в себя три основных

этапа:

- Диагностика;

- Проектирование;

- Внедрение.

Диагностика – это процесс выработки группой точки зрения, в соответствии, с

которой необходимо рассматривать конкретную совокупность, связанную с

нововведением проблемы и благодаря которой цели нововведения становятся

предельно ясными.

На этапе проектирования предлагаются различные варианты нововведений.

На этапе внедрения производиться оценка вариантов заинтересованными

сторонами, выбор окончательного варианта и его осуществление.

Обладателем проблемы является руководитель группы людей, который выделяет

ресурсы для нововведения, с ним согласовывается каждый шаг.

Циклическая итерационная модель системного нововведения Рис.2

А – диагностика;

В – проектирование;

С – внедрение;

- в случае неудачи происходит зацикливание, оно

может происходить на любом этапе;

- каждый шаг согласовывается с обладателем

проблемы.

Рассматривая организацию как открытую систему надо иметь в виду следующие

факторы, характеризующие основные свойства такой системы.

V Организации представленные в виде системы состоят из взаимосвязанных

составляющих частей. Изменения в одной из частей приводит к изменению в

других.

V Организация имеет свойство стремиться к равновесию. То есть система

генерирует энергию, чтобы двигаться к равновесию. Если начать

нововведение и не закрепить успех, то система вернется в старое

состояние.

V Для продолжения существования организация как открытая система должна

поддерживать благоприятные соотношения входных и выходных элементов с

внешним окружением.

Это способность открытых систем обмениваться со средой массой, информацией,

энергией. В закрытых системах существует полная изоляция от внешней среды.

5 Социальные аспекты инновационного менеджмента

В процессе внедрения нововведения менеджер сталкивается с целым рядом

проблем, связанных с управлением персоналом требующих решения:

1. Проблема сопротивления.

2. Проблема власти.

3. Проблема управления переходным процессом.

Рассмотрим более подробно эти проблемы и возможные меры по их преодолению.

Проблема сопротивления.

Любой работник может оказать сопротивление по ряду причин:

1. Людям необходима определенная степень устойчивости, безопасности, а

нововведение создает неизвестность, которая вызывает подозрительность.

2. Нововведение снижает чувство самостоятельности и самоконтроля.

3. Люди вырабатывают определенные шаблоны, которые позволяют им

приспосабливаться к данной структуре и управлять ею. Нововведение

означает, что надо будет искать новые способы, которые могут оказаться

не столь эффективными как прежние.

4. Те, кто обладает властью, могут сопротивляться, боясь, что нововведение

представляет угрозу их власти.

5. Идейные убеждения тех, кто уверен, что текущее состояние лучше, чем

будущее.

Формы сопротивления могут быть самыми разными от прямого отказа до мнимого

согласия.

Формы сопротивления нововведению могут быть самыми разными:

- прямой отказ;

- выдвижение предложений, которые торпедируют предлагаемое нововведение;

- «партизанская война» в ходе, которой план нововведения будет изуродован

до неузнаваемости;

- мнимое согласие.

Решить проблему сопротивления можно созданием мотивации:

1. Обнаружение и показ неудовлетворенности текущим состоянием.

2. Обеспечение участия в нововведении.

3. Введение поощрений.

4. Предоставление людям времени и возможностей выйти из текущего состояния.

Проблема власти.

Любая организация состоит из различных людей, групп и их коалиций, которые

борются между собой за власть

Эта борьба является естественной и ожидаемой. Она существует в текущем

периоде и будет существовать в будущем периоде, но в переходный период она

усиливается.

Так как нововведение открывает возможность сдвига равновесия власти в

сторону различных групп или коалиций.

Для предотвращения такой борьбы необходимо принять ряд мер:

- создать и поддерживать общую организационную культуру;

- предоставить сотрудникам возможность открыто добиваться получения

желаемой должности (конкурс на вакантное место);

- создать уверенность в том, что конфликты переходного периода не

повлияют на баланс власти в организации.

Данные меры позволят избежать скрытого недовольства ситуацией, могут в

определенной степени гарантировать стабильную деятельность организации,

дают возможность прогнозировать действия сотрудников, что облегчает

управление.

Организационная культура связана с определенным набором ценностей, которые

преобладают в данной организации, которые отражены в ее структуре и нормах

поведения сотрудников.

Аспекты общей организационной культуры определяют:

1. вписываются ли отдельные личности в общую культуру;

2. свойственна ли им всеобщая мотивация (или они испытывают

неудовлетворенность);

3. как они работают: плохо, удовлетворительно или выше среднего.

В организации существует несколько субкультур и преобладающая культура.

Напряженность конфликта между различными субкультурами, а так же между

субкультурой и преобладающей культурой находят отражение в реакции на

нововведение.

В условиях организаций сетевого типа роль менеджеров в нововведении

аналогична роли брокера, работающего поперек целого ряда культур, с целью

планировать, инициировать и поддерживать нужные союзы и взаимоотношения.

Они вынуждены поддерживать связи между совершенно разными структурами и

культурами.

Управление переходным периодом

Мероприятия по управлению переходным процессом:

1. Создание и расширение ясного представления о будущем состоянии

организации.

2. Согласованное использование нескольких компонент организации.

Компоненты:

- организационная структура;

- персонал;

- цели и задачи.

3. Организация подготовки перехода.

4. Создание механизма обратной связи.

Наиболее важные элементы переходного процесса:

- менеджер переходного процесса;

- ресурсы необходимые для перехода;

- план переходного процесса;

- структура переходного процесса.

Это означает, что необходимо создать инновационную группу для управления

переходным процессом. Они связаны непосредственно с руководством и обладают

полномочиями для внесения корректив в процесс осуществления нововведения.

Эта группа действует только в период переходного процесса.

Переход сопровождается многочисленными затратами, которые можно

финансировать только из прибыли. Все затраты связаны с риском, поэтому

требуют прибыли для покрытия рисков потенциальных убытков. Значит, переход

следует проводить только при устойчивом положении фирмы, т. е. в случае

стабильного получения прибыли. Т. о. переход должен быть обеспечен в первую

очередь денежными ресурсами.

План перехода нужен для того, чтобы обеспечить эффективное управление

переходом. Оно заключается в том, чтобы осуществить переход из текущего

состояния в будущее без ущерба для организации в целом и для отдельных

сотрудников.

ДИАГНОСТИКА ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ЗАО «ГОРИСЛАВ-ЦЕВ И КО»

1 Начало

Фирма «Гориславцев и К» занимается продажей программных продуктов для

ведения бухгалтерского учета, а так же справочно-правовых систем

Консультант+, пользующихся спросом у различных фирм.

Программные продукты фирма получает от нескольких поставщиков, т.е. не

занимается самостоятельной разработкой программ. В данной работе условимся,

что программный продукт является конкурентоспособным, т. е. отвечает

последним требованиям рынка, обладает ценными качествами, пользующимися

спросом у потребителя.

Кроме продажи фирма занимается послепродажным обслуживанием клиентов.

Обслуживание включает в себя установку, настройку программы под требования

данного клиента, перенос, восстановление, поставку новых версий по льготной

цене, обучение клиента работе с программой и дальнейшие консультации, а

также устранение неполадок в работе программы.

А так же в обслуживание включается доставка и проведение обновления

справочно-правовых систем, которое, по желанию клиента, может

осуществляться еженедельно или ежедневно.

Работой с программным продуктом занимаются офисные сотрудники: разработкой

рекламной стратегии фирмы, поддержкой горячей линии для клиентов и

обеспечением работы сотрудников на процентной оплате, занимающихся продажей

программных продуктов и сотрудников со сдельной формой оплаты труда,

занимающихся обслуживанием.

Фирма существует 3 года и успешно выдерживает условия жесткой конкуренции.

На рынке Санкт-Петербурга существует около 15 фирм занимающихся продажей

этих же справочно-правовых систем, а, кроме того, есть две крупные фирмы,

распространяющие другие справочно-правовые системы (Гарант и Кодекс).

Общероссийская сеть Консультант+ является наиболее мощной на российском

рынке, координирует деятельность своих региональных дилеров и поощряет

конкуренцию между ними.

Основной деятельностью фирмы является распространение справочно-правовых

систем и их обслуживание, а широкий спектр программных продуктов для

ведения бухгалтерского учета и дополнительные услуги по обслуживанию

компьютерной техники клиентов, дают фирме преимущества в конкурентной

борьбе.

Однако в современных условиях важнейшую роль играет информация, ее

доступность и возможность проведения анализа полученной информации и

скорейшего использования результатов в ежедневной деятельности фирмы.

Схема связи фирмы по реализации

программного продукта (текущее состояние)

Рис. 3

2 Описание системы

Описание структуры фирмы.

Структура фирмы состоит из следующих отделов. Отдел продаж занимается

поиском потенциальных клиентов и реализацией СПС Консультант+. Отдел

прикладных программ (продажа и обслуживание программ для ведения

бухгалтерского учета и финансового анализа, горячая линия по вопросам

связанным с использованием этих программ, а кроме этого в рамках этого

отдела было открыто подразделение предоставляющее клиентам дополнительные

технические услуги). Отдел информационного обслуживания, предоставляющий

клиентам обновление справочно-правовых систем и поддерживающий горячую

линию по вопросам, возникающим у пользователей в процессе работы с ними и

дополнительный заказ клиентами нормативных документов. Кроме выше

перечисленного отдел занимается бесплатным обучением пользователей работе с

системами.

Так же существуют отдел маркетинга и отдел рекламы. Информация обо всех

хозяйственных операциях стекается в отдел бухгалтерского учета.

Системная карта текущего состояния фирмы.

Рис. 4

Анализ информационных потоков и документооборота внутри фирмы.

Для лучшего понимания связей между отделами следует рассмотреть систему

информационных потоков внутри фирмы.

Первые сведения о потенциальных клиентах получают отделы продаж, по данным

первичных контактов составляются заявки на демонстрацию справочно-правовых

систем или бухгалтерских программ клиентам. Клиент ставит отметку на этих

заявках. Это необходимо, так как для стимулирования торговых агентов такие

заявки оплачиваются. Для клиента эта демонстрация бесплатна. По заявкам и

первичным контактам ведутся базы данных в электронной таблице Excel,

независимые друг от друга в отделах продаж и отделе прикладных программ.

В результате дальнейшей работы с потенциальными клиентами с ними либо

заключается договор на поставку программных продуктов, либо выясняется, что

у клиента нет потребности в данном продукте, но работа с ним не

прекращается так как спектр услуг предоставляемых фирмой Гориславцев и К

достаточно широк и возможны другие продажи.

Рассмотрим, как движется информация внутри фирмы, в случае если клиент

принимает решение приобрести СПС Консультант+. Торговый агент выписывает

клиенту счет на оплату, второй экземпляр счета передается администратору

отделу, который отслеживает оплату счета и формирует пакет документов на

данного клиента. Пакет документов включает в себя договор, счет, счет-

фактуру и акт сдачи-приемки СПС (в двух экземплярах), кроме этого к пакету

прилагается коробка с дистрибутивом. Одновременно в базу данных

администратора вносятся сведения о клиенте, и делается отметка о списании

дистрибутива со склада. Весь пакет документов передается сотруднику,

ответственному за установку системы. В его обязанности входит вернуть

администратору фирмы документы с печатями и подписями клиентов,

подтверждающими согласие клиента с условиями поставки предлагаемой схемой

обслуживания. Администратор делает в своей базе данных отметку о сдаче

документов и формирует реестр сдачи документов, который передается вместе с

актами сдачи-приемки СПС в бухгалтерию. А договор и счет передается в отдел

обслуживания и служит основанием для постановки клиента на обслуживание.

Ежемесячно клиенту выставляется акт информационного обслуживания и счет-

фактура, которые формируются автоматически в базе данных, распечатываются

из нее и где делается отметка при сдаче их с подписью и печатью клиента и

формируется реестр сдачи документов, с которым вместе акты и счета-фактуры

передаются в бухгалтерию.

В бухгалтерии первичные документы проверяются, вводятся в бухгалтерскую

базу данных, где по ним делаются необходимые проводки. Схожая схема

документооборота и в отделе прикладных программ с единственной

особенностью, что там нет абонентского обслуживания, настройки программ и

другие услуги, как правило, разовое явление. И документы выписывают сами

сотрудники.

Кроме этого каждый отдел отслеживает платежи клиентов и ведет работу с

должниками. Для лучшего понимания процессов составим структурную схему ЗАО

«Гориславцев и К».

Эта схема отработана в течение ряда лет и была вполне эффективна на раннем

этапе работы фирмы, при не большом количестве клиентов. Рассмотрим проблемы

возникшие в результате процесса роста числа клиентов.

Структура ЗАО «Горислувцев и К» и информационные потоки Рис. 5

Симптомы возникающей проблемы.

В результате роста общего числа клиентов, их сейчас около 3000, выявился

целый ряд сложностей и недостатков в существующей схеме движения и

обработки информации.

Прежде всего, поток информации значительно возрос, и увеличилась нагрузка

на операторов, администраторов и бухгалтеров, т.е. сотрудников

непосредственно связанных с первичной обработкой данных и документов.

Возникла необходимость в увеличении административного штата либо пересмотре

организации труда.

Но простой набор персонала приведет к необходимости увеличения площадей,

покупке техники и мебели, и не решит многих других возникающих проблем.

Например, вопрос доступности информации для сотрудников фирмы,

использующийся метод передачи данных о клиенте между отделами «из уст в

уста», крайне не эффективен, особенно в условиях интегрированного подхода к

обслуживанию клиента. Теряется много ценной информации, нет возможности

анализировать оказанные услуги и вести планирование и учет.

, Рассмотрим входные выходные параметры процесса продажи и обслуживания

клиентов.

Схема входа-выхода продажи программных продуктов и обслуживания клиентов

фирмы Рис. 6

Исторически возникла ситуация, когда каждый отдел, пытаясь решить проблему

«информационного голода», создавал внутренние базы данных, произошел

процесс дублирования информации и некоторых операций, связанных с ведением

этих баз, например: платежи - вводятся в три различные базы данных, т.е.

трижды повторяется одна и та же операция.

Еще один вопрос, который нельзя обойти в условиях жесткой конкуренции, это

безопасность и защита информации, очень сложно контролировать доступ ко

многим разрозненным базам данных.

Кроме того, на фирме ведется складской учет с ассортиментом более 100

наименований по трем основным направлениям: Консультант +, бухгалтерские

программы и материалы, необходимые для проведения технических работ.

Таблица 2.1

SWOT – анализ состояния фирмы.

|Сильные стороны |Слабые стороны |

|Существующая организационная |Слабая обратная связь. |

|структура, с определенными |Большие издержки на |

|бизнес-процессами и распределенными|документооборот. |

|ролями. |Недостаточная оперативность |

| |документооборота. |

| |Большой объем информации. |

|Возможности |Угрозы |

|Известная торговая марка. |Сращивание с государственными |

|Качественный сервис. |структурами и получение кредитов. |

|Дополнительный сервис. |Демпинговая ценовая политика. |

|Создание сходных по роду бизнесов. |Снижение стоимости услуг за счет |

|Создание эффективной сети поставок |повышения качества. |

Представим процесс функционирования фирмы в виде схемы.

Процессная схема работы фирмы в текущем состоянии Рис. 7

Поле сил Рис. 8

1 Выбор целей и ограничений

Цель это характеристика создаваемой системы либо режим работы измененной

Страницы: 1, 2