|
Автоматизация финансово-экономического отдела ТОО "БАК"
Отдел, который требует новую систему управления, готовит техническое обоснование.
Сотрудники отдела ИС анализируют предложение.
Отдел ИС помогает менеджерам оценить прямой и косвенный эффект.
Ожидаемый эффект подразделяется на исчисляемый (тот, что приведет к материальной экономии) и неисчисляемый.
По оценкам исчисляемых расходов и доходов производится традиционный расчет прибыли на инвестируемый капитал. Неисчисляемые эффекты включаются в обоснование отдельными разделами дня рассмотрения комитетом высших руководителей.
Руководитель производственного подразделения утверждает окончательное обоснование.
Проект передается на утверждение в комитет капитальных ассигнований.
Устанавливается дата представления отчета о реализации проекта, в котором сравниваются ожидаемые показатели с фактическими.
По завершении проекта проводится заключительный анализ, чтобы определить, насколько ожидаемые затраты и эффект близки к фактическим результатам.
4.3 Сравнение существующей и создаваемой системы
Существующая локальная сеть была построена в 1998 году квалифицированным сетевиком. Сеть имеет достаточные характеристики по интенсивности работы, надежности и может быть легко расширена при необходимости. При этом микросегментация сети была произведена с учетом организационной структуры управления по отделам. Финансовый отдел функционирует в отдельном сегменте.
Вызывает нарекания со стороны пользователей сама организация работы в сети. Нет централизованного хранения информации, распределение работ по АРМ было выполнено на основании тех методов работы, которые использовались, когда финансовый учет был бумажным. Все бумажные операции были перенесены в офисные приложения, которые используются как средство хранения и вывода данных.
В результате нормальное функционирование системы зависит от:
навыка работы с офисными приложениями;
текущего объема работ;
готовности работников к “авралам” и сверхурочным;
лояльности сотрудников в отношении конфиденциальных сведений.
Целью создания новой системы является оптимизация работы финансового отдела, что является нематериальным преимуществом. Это подразумевает повышение оперативности выполнения задач, уровня безопасности, надежности и конфиденциальности, современный стиль управления информацией.
Методология создания новой прикладной системы управления финансовым учетом основана на концепции “клиент/сервер”. Эта технология позволит использовать собранную информацию о механизме работы финотдела для достижения вышеперечисленных целей оптимизации системы.
Кроме основных целей (нематериальные преимущества), следствием будет являться снижение текущих затрат (материальные преимущества) за счет:
высвобождение должностей;
сокращение времени выполнения стандартных операций;
уменьшение затрат на электроэнергию;
уменьшение расхода канцелярских принадлежностей.
Повышение эффективности работы отдела приводит к экономии как людских ресурсов в виде возможности сокращения числа служащих, так и экономии рабочего времени высококвалифицированных служащих.
В числе рисков при создании современной системы находятся неспособность системы реагировать на быстрые изменения производственного климата и сопротивление любым новшествам со стороны служащих.
С точки зрения перспектив, с развитием компании будет затребовано создание корпоративной системы управления, в которой все отделы будут объединены в однородную информационную структуру. Концепция “клиент/сервер” предусматривает расширение системы и ее интеграцию с другими подсистемами. Т.е. создается база на будущее развитие из архитектурных решений и накопленного опыта.
4.4 Изменения в существующей структуре затрат в системе финансового учета
Не представляется возможным оценить относительное изменение расходов после и до создания системы, т.к. для этого требуется детальный анализ расходов работы финотдела. Ниже будут рассмотрены абсолютные изменения сумм на содержание финотдела “до и после” в сравнении с затратами на само создание системы, определение срока окупаемости при условии той же эффективности работы финансистов. Конечно, на самом деле система должна будет повысить результативность труда, и главный эффект от внедрения новых технологий будет не на поверхности, а в общем улучшении качества управления, которое влияет на прибыльность компании.
Рассмотрим те составляющие затрат, которые будут затронуты модернизацией информационной системы.
В результате сокращения рабочего времени заработная плата специалистов финотдела не изменится, т.к. им установлен фиксированный оклад, а не часовая тарифная ставка. Более того, за работу в сверхурочные часы не производится их оплата с соответствующей индексацией (в 3-х кратном размере), за переработанные часы сотрудники могут быть награждены персональными премиями, или могут взять отгулы. Поэтому от повышения оперативности выполнения работ прямого сокращения затрат не будет. Но будет уменьшен общий фонд оплаты труда в результате сокращения должностей, главным образом должностей контролирующих и перепроверяющих.
Ожидается, что тот же объем работ в новой системе смогут выполнить 8 финансистов, высвободить предполагается пользователей:
С - “ТМЦ по всем службам”;
B - Руководитель сектора по контролю за деб./кред. задолженностью;
К - Руководитель сектора платежей и работы с банком;
G - “Проверка счет фактур”;
M - “Платежные документы”
Снижение годовых затрат на оплату труда определяется по формуле:
Зз/п = (n*З)*12; (1)
где n - количество сокращенных работников;
З - среднемесячная заработная плата этих работников;
Зз/п = (5*20 000) * 12 = 1 200 000 тенге.
В год на работу для финотдела рассчитано определенное количество канц. материалов - бумаги, картриджей для принтеров и прочих - на сумму Sk1, которая в 1998 году составила 380 000 тенге
Прекращение использования обычных носителей информации в большинстве операций на хранение и обработку данных в центральном сервере сократит эти расходы на 70-80%. Конечный вывод данных на бумагу потребуется только для тех финансовых отчетов, которые используются руководством как официальные документы.
Снижение затрат на расходные материалы определяется из выражения:
Зр.м. = 0.7 * Sk1; (2)
где Sk1 - сумма годовых расходов на канц.товары;
Зр.м. = 0.7 * Sk1 = 266 000 тенге.
Норма работы в месяц 146 часов (сокращенный трудовой день), реально некоторые финансисты работают сверхурочно, что приводит к перерасходу электроэнергии. Настольный компьютер, который выполняет функции рабочего места финансиста, потребляет в среднем Npc = 350 Вт.
Перерасход электроэнергии за год составит:
Егод = Npc * T, (3)
где T - количество часов, отработанных пользователями сверхурочно, за год T = 1321 час (по данным бухгалтерии за 1998 г).
Егод = 350 * 1321 = 462350 Вт.
Если финансисты будут успевать выполнять свою работу в рабочее время, то снижение затрат в результате экономии э/энергии составит:
Зээ = Егод * Цкв , (4)
где Цкв - цена одного кВт*ч э/энергии. Цкв = 1.50 тенге;
Зээ = 462350 * 1.50 * 10-3 = 700 тенге;
Итого имеем материальных преимуществ введения новой системы финансового учета на сумму снижения издержек в течение года:
И = Зз/п + Зр.м. + Зээ (5)
И = 1 200 000 + 266 000 + 700 = 1 466 700 тенге.
Для построения системы мы используем существующую ЛВС. В ее состав входят:
- файл-сервер сети Windows NT 4.0;
- компьютеры на базе Pentium 200;
- кабельная система на основе тонкого коаксиального кабеля;
- активное кабельное оборудование.
По техническим характеристикам сеть подходит для создания на ее основе клиент/серверной системы финансового учета. Для этого необходимы дополнительные компоненты:
- сервер баз данных;
- программное обеспечение для сервера БД;
- программное обеспечение для клиентских компьютеров.
Цена сервера баз данных на основе Pentium III 600 составит :
Цсбд = 200 000 тенге
Сетевая карта Intel EtherExpress Pro для сервера БД
Цск = 18 500 тенге
Сетевая ОС Windows NT 4.0
Цос = 175 000 тенге
Программный сервер Borland IB Database 5.0 на 10 одновременных подключений:
Цпс = 140 000 тенге
Затраты на разработку системы будут складываться из зарплаты штатных программистов и приобретения пакета корпоративных средств разработки Inprise Delphi Client/Server Suite 4.0.
Для написания программной части рассчитывается использовать группу из 3-х программистов.
Время разработки системы определено как:
Tp = 1000 часов, или 6 месяцев.
Т.о. затраты на оплату труда разработчиков составят:
Зпрог = Зз/п * 18 = 20 000 * 18 = 360 000 тенге;
Пакет Delphi Client/Server 4.0 имеет рыночную стоимость
ЦDelphi = 250 000 тенге
Итого единовременные капиталовложения составят:
К = Цсбд + Цск + Цос +Цпс + Зпрог + ЦDelphi, (6)
К = 200 000 + 18 500 + 175 000 + 140 000 + 360 000 + 250 000 = 1143500 тенге.
Годовая эффективность создания системы определяется из выражения:
Эг = З/(Ен + Кр), (7)
где З - изменение размера затрат на создание и обслуживание информационной системы определяется из выражения:
З = И - К(Ен + Кр), (8)
где И - абсолютное изменение издержек работы отдела;
Ен - норматив эффективности кап.вложений, для компьютерной техники и программного обеспечения принимается равным 0.15;
Кр - коэффициент реновации, принимается как норма амортизации с учетом срока службы существующего оборудования (срок службы системы Тсл - 3 года) и определяется по формуле:
Кр = Ен / ((1 + Ен)Тсл - 1), (9)
Кр = 0.15 / ((1 + 0.15)3 - 1) = 0.29;
Тогда, изменение размера затрат составит:
З = 1 466 700 - 1 143 500*(0.15+0.29) = 963 560 тенге,
годовая эффективность планируется в размере
Эг = 963 560 / (0.15+0.29) = 2 189 909 тенге.
Теперь мы можем определить срок окупаемости Ток создания новой системы из выражения:
Ток = К / Эг , (10)
Ток = 1 143 500 / 2 189 909 = 0.52 года..
Причем данный срок окупаемости учитывает только материальные преимущества создания новой системы.
5. ОХРАНА ТРУДА И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ
5.1 Анализ основных опасностей и вредностей проектируемого процесса
Данный дипломный проект реализуется на РС-совместных электронно-вычислительных машинах. Помещение из 12 машин располагается в отделе ТОО “БАК”.
В комплект ЭВМ входят:
системный блок;
монитор;
клавиатура;
принтер;
мышь.
В помещении работают сотрудники. За техническим состоянием компьютеров следят два оператора и один инженер-системотехник. Операторы ЭВМ, программисты и другие работники могут подвергаться воздействию таких опасных факторов, как:
поражение электрическим током;
СВЧ электромагнитное излучение частотой 3 - 100 МГц;
переменные магнитные поля;
рентгеновское излучение;
пожарная опасность;
нерациональное освещение;
неблагоприятный микроклимат;
шум;
психофизические факторы.
Аппаратура питается от сети напряжения 220В+10%, 50+Гц, полная мощность 0,4 кВт, где опасность представляют первичные цепи блоков питания, подключенные к напряжению 220В, 50Гц. Источником СВЧ-излучения является генератор синхроимпульсов и электронная пушка кинескопа. Воздействие на человека СВЧ-излучения заключается в нарушении нервной, эндокринной и сердечно-сосудистой систем.
Источником переменного магнитного поля являются отклоняющие катушки строчной и кадровой разверток кинескопа. Переменное магнитное поле воздействует на нервную и сердечно-сосудистую системы человека. Особая его опасность в том, что оно практически не экранируется и одинаково воздействует во всех направлениях от монитора.
Рентгеновское излучение возникает при торможении электронов на люминофоре экрана и излучается в направлении экрана. Рентгеновское излучение воздействует на весь организм, ионизируя внутренние ткани.
Многие сотрудники связаны с воздействием таких психофизических факторов как умственное перенапряжение, перенапряжение зрительных и слуховых анализаторов, монотонность труда, эмоциональные перегрузки и т.д. У работающих с терминалами из-за мерцания экрана могут возникать повышенная утомляемость и головная боль.
Допустимые микроклиматические параметры могут вызвать переходящие и быстро нормализующиеся изменения функционального и теплового состояния организма и напряжений реакций терморегуляции, не выходящие за пределы физиологических приспособительных возможностей, не создающие нарушений состояния здоровья. Но вызывающие дискомфортные теплоощущения, ухудшающие самочувствие и понижение работоспособности.
5.2 Защитные мероприятия
5.2.1 Производственная санитария
Метеорологические параметры в помещении, согласно «Нормам температуры, относительной влажности и скорости движения воздуха в рабочей зоне производственных помещений ВЦ», являются следующими:
-рабочая температура воздуха составляет 20 - 24 оС;
-относительная влажность воздуха 40 - 60 %;
-запыленность воздуха не более 0,5 мг/м3;
-в норме содержание технических частиц, активных газов, химических ингредиентов.
Для поддержания этих норм используется принудительная вентиляция - 2 кондиционера, которые обеспечивают приток свежего воздуха и очищение его от пыли.
В зале используем частично естественное и искусственное освещение, выполненное люминесцентными лампами. Искусственная освещенность рабочей поверхности стола составляет 400лк. Расчет искусственного и естественного освещения в помещении приведен ниже.
Искусственное освещение.
Искусственное освещение предусматривается в помещениях, в которых недостаточно естественного освещения или для освещения в те часы суток, когда естественный свет отсутствует. По конструктивному исполнению искусственное освещение может быть двух видов - общее и комбинированное, когда к общему добавляется местное, концентрирующее световой поток непосредственно на рабочем месте.
Для расчета искусственного освещения применяются обычно два метода: метод коэффициента использования светового потока и точечный метод. Локализированное освещение и освещение негоризонтальных поверхностей можно рассчитывать только по точечному методу, а равномерное освещение светильниками со значительным излучением в верхней полусфере по методу коэффициента использования. Его и применим для расчета освещения аудитории. Цель расчета - определить световой поток ламп, выбрать тип, число и их размещение.
Требуемый световой поток определяют по формуле:
Fл*N=(Ен*Кз*S*Z)/ (11)
где Ен - нормируемая освещенность на рабочих местах, лк
Ен = 400лк для работ средней точности;
Кз - коэффициент запаса, Кз = 1,5 для помещения, освещаемого газоразрядными лампами;
S - площадь освещаемой поверхности, м2; S = 54м2 для заданного помещения;
Z - коэффициент для перехода от наименьшей освещенности к средней, Z = 1,1;
N - количество светильников;
- коэффициент использования, то есть относительная доля потока лампы, падающая на поверхность S.
Значения коэффициента определяют по таблицам, в зависимости от коэффициентов отражения светового потока от потолка и стен и показателя помещения i, определяемого из соотношения:
i = (Д*Г)/(Нр*(Д+Г))=(6*9)/(2,5(6*9))=1,44
где Нр =2,5 - высота светильников над расчетной поверхностью. Найдем коэффициент по таблице, = 0,5 для светильников ОД. Определим общий световой поток ламп:
Fл*N = (400*1,5*54*1,1)/0,5=71280 лм
Выбираем люминесцентную лампу ЛБ40, имеющую световой поток Fл = 3000лм. Находим число ламп:
N = 71280/3000 = 23,76 24
Так как светильники двухрядные, лампы можно разместить в двух рядах светильников по 6*2 ламп. Зная длину светильника - 1250 мм можно определить длину ряда:
1250*6 = 7500мм =7,5 м
Определим мощность каждой лампы. Это можно сделать методом удельной мощности. Этот метод позволяет определить мощность каждой лампы для создания в помещении нормируемой освещенности:
Рл = (Р*S)/N (12)
где Рл - мощность одной лампы, Вт;
Р - удельная мощность, Вт/м2;
S - площадь помещения;
N - число ламп в осветительной установке, N = 24;
Р можно определить по таблице. Для значений:
Н=3,5м - высота помещения;
S=54м2 - площадь помещения;
Е=4000лк - нормируемая освещенность;
Р=23 Вт/м2
Рл = (23*54)/24 = 51,8 Вт
Мощность всей осветительной установки:
Ро = Рл*N = 51,8 *24 = 1243,2 Вт
Естественное освещение.
Для данного помещения К.Е.О. можно определить по формуле:
ер = ен*к*с, % (13)
где ер - расчетное значение К.Е.О.;
ен - нормируемое значение К.Е.О. в зависимости от характера зрительной работы;
к - коэффициент светового климата; к = 0,9 для IV светового пояса;
с - коэффициент солнечности; с = 0,75;
ер = 1,5*0,9*0,75 = 1,01
Цель расчета естественного освещения - определить площадь световых проемов в помещении. Это можно сделать по формуле:
Пр = (ер*Ро*Кзд*Ппол)/То*г*100, м2 (14)
гдеПр - расчетная площадь световых проемов(м2);
Ппол - площадь пола, для заданного помещения:
9м2*6м = 54м2
ер - расчетный коэффициент К.Е.О.;
Ро - световая характеристика световых проемов;
Кзд - коэффициент, учитывающий повышение К.Е.О., из-за затемнения окон противостоящим зданиям;
То - общий коэффициент светопропускания материала окон;
г - коэффициент, учитывающий повышение К.Е.О., благодаря свету, отраженному от внутренних поверхностей помещения.
Зная Д/Г = 1,5о = 2,7 по таблице находим для данного помещения: Ро=14,5; Кзд = 1, так как окна не закрываются рядом стоящим зданием;
То = Т1*Т2*Т3*Т4 То = 0,8*0,75*0,7*0,8 = 0,34
Чтобы определить г необходимо вычислить Вср - средневзвешенный коэффициент отражения:
Вср = (Ппот*Впот+Пст*Вст+Ппол*Впол) / Ппот+Пст+Ппол (15)
Где П - площадь, В - коэффициент отражения потолка, стен, пола соответственно
Вср = (54м2*0,7+105м2*0,5+54м2*0,1)/(54м2+105м2+54м2)=0,45
Пр = (1,01*14,5*1*54м2)/(0,34*1,6*100)=14,5м2
Исходя из этого можно сделать вывод, что при общей площади помещения, равной 54м2 (длина 9м, ширина 6,5м), и при площади световых проемов, равной 14,5м2, в помещении имеется 3 окна. Размер каждого окна приблизительно 2х2,5м.
Таблица17 - Допустимые нормы напряженности электромагнитных полей в течение рабочего дня
Частота излучения, Гц
|
Напряженность электрического магнитного поля, В/м, не более
|
|
По электрической составляющей
|
По магнитной составляющей
|
По электрической составляющей
|
По магнитной составляющей
|
|
60*103
|
60*1031,5*10003
|
50
|
5
|
|
3-30*10003
|
30-50*103
|
20
|
0,3
|
|
30-50*10003
|
|
10
|
|
|
50-00*10003
|
|
5
|
|
|
|
Отдельно надо остановить внимание на таком вредном воздействии, как шум. Шум воздействует на основные жизненно важные системы человека и влияет на трудоспособность. В помещении требования к шуму допустимые и не превышают допустимых норм. Шум на рабочих местах в помещениях создается внутренними источниками:
техническими средствами;
устройствами кондиционирования;
преобразователями напряжения;
печатающими устройствами;
другим оборудованием.
Для снижения шума применяются звукопоглощающие конструкции. Допустимые уровни звуков на рабочих местах приведены в таблице.
Таблица 18 - Предельно-допустимые уровни шума на рабочих местах
Рабочие места
|
Уровни звукового давления в дБ в октавных полосах со среднегеометрическими частотами в Гц
|
|
|
63
|
125
|
250
|
500
|
1000
|
2000
|
4000
|
8000
|
|
Рабочее место оператора ПЭВМ
|
69
|
74
|
75
|
74
|
74
|
74
|
73
|
74
|
|
|
В целях борьбы с пылью проводится ежедневная влажная уборка. Зрительную нагрузку при работе с ЭВМ регулируют путем правильного подбора контрастности дисплея. Умственное перенапряжение можно уменьшить правильным режимом труда и отдыха. Для обеспечения большей комфортабельности работы применяется наиболее удобная мебель.
При шестидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы не превышает 7 часов. Время отдыха включает перерывы, выходные, праздничные дни и отдых. Число дней еженедельного отдыха не менее числа воскресных дней в данном календарном месяце. Ежегодный отпуск предоставляется продолжительностью не менее 15 рабочих дней.
Размеры помещения, площадью 54м2 и высотой 3,5м, соответствуют количеству работающих и размещаемому в них комплексу технических средств.
5.3 Техника безопасности
Для контроля состояния электрической изоляции проводятся периодические испытания изоляции. Для измерения и испытаний сопротивления изоляции в электроустановках до 1000В применяются мегомметры типа М1101.
Корпуса всех устройств ЭВМ имеют надежное электрическое соединение с шиной защитного заземления в машинном зале. Для заземления корпусов машины используется выносное заземление. Оно представляет собой стержни длиной 2,5-3м, погруженные в грунт вертикально в специально подготовленной траншее. Вертикальные заземлители соединяются стальной шиной, которая приваривается к каждому заземлителю.
В ЭВМ предусмотрено зануление посредством сетевого шнура, подключенным к распределительному пункту, а также специальным подключением к розетке электропитания. При замыкании на корпусе срабатывает максимальная токовая защита, которая селективно отключает поврежденный участок сети. Защита ЭВМ от токов короткого замыкания на землю осуществляется автоматом с электромагнитным расщепителем, имеющем установку тока срабатывания 60А и полное время отключения 0,3с.
5.4 Пожарная безопасность
Помещение по степени пожарной опасности относится к категории D. Стальные и несущие ограждающие конструкции защищены огнезащитными материалами и красками, обеспечивающими предел огнестойкости 0,5.
Для акустической отделки стен и потолков применяются негорючие материалы. В потолке установлены пожарные извещатели, система трубопроводов и выпускаемых устройств для подачи огнетушительного состава.
Воздуховоды системы вентиляции выполнены из негорючих материалов, имеют небольшое число поворотов и гладкую поверхность стенок. В системе вентиляции предусмотрены клапаны для перекрытия воздуховодов при пожаре. Для тушения возможных пожаров имеется сигнализационная тепловая пожарная установка СТПУ-1. Она срабатывает автоматически при повышении температуры или концентрации дыма и передает сообщение с помощью световых и акустических сигналов. Время срабатывания извещателей СТПУ-1 не более 15 секунд. Возможно альтернативное применение сигнализационной комплексной пожарной установки СКПЦ-1. Для локального тушения пожаров помещение оборудовано углекислотными огнетушителями типа ОУ-5. Огнетушители находятся в непосредственной близости от выходов.
Выбор средств и способов пожаротушения зависит, в первую очередь, от места возникновения пожара. Воду можно использовать для тушения пожаров в помещениях программистов, библиотеках, конференцзалах, вспомогательных и служебно-бытовых помещениях. Углекислый газ и воздушно-механическую пену - на технических этажах, в кабельных лотках, каналах, туннелях, подпольных пространствах. В машинных залах, помещениях контрольно-измерительных приборов применять воду и пену недопустимо, ввиду опасности повреждения или полного выхода из строя дорогостоящего электрического оборудования.
В здании пожарные краны устанавливают в коридорах, на площадках лестничных клеток, у входов, в доступных и заметных местах. Пожарные краны располагают в нишах на высоте 1,35м, где также находятся пожарный ствол с напорным рукавом из тканевого материала длиной 10-20 метров. Напор воды должен обеспечивать радиус действия компактной части струи воды, достаточной для достижения наиболее удаленной и возвышенной части здания, но не менее 6м.
Для нормальной эвакуации людей во время пожара двери имеют ширину 1,5м, высоту 2м и ширину коридоров 2,5м. Помещение имеет план эвакуации, расположенный возле выхода.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данном дипломном проекте решена задача разработки автоматизированной системы управления работой финансового отдела ТОО “БАК ”, г.Экибастуз. Были рассмотрены вопросы исследования работы отдела с точки зрения его эффективности и уровня автоматизации, выявлены конкретные недостатки в работе отдела, их влияние на качество и оперативность управления компанией.
На основании этих исходных данных была поставлена задача проектирования интегрированной системы управления, которая объединила бы все потоки информации в работе финотдела в единое целое. Система управления в целом относится к информационно-советующему типу и реализована в виде сетевого пакета программного обеспечения.
Комплекс приложений и сервер БД используют локальную компьютерную сеть. Скорость передачи данных в сети является первым показателем скорости функционирования системы. Использование сервера Windows NT 4.0 на высокопроизводительной платформе Pentium III 600 и мощных рабочих станций Pentium 200 с операционной системой Windows 95, а также активного кабельного оборудования - концентраторов HP HUB-16U и 32-битных сетевых карт Intel EtherExpress Pro дает хорошие характеристики работы сети не только для разрабатываемой системы, но и предоставляет ресурсы для расширения системы и включения в нее других отделов.
Технологией разработки данной информационной системы управления финансовым учетом явилась концепция клиент/сервер. Эта концепция объединяет в себе методы программирования, построения базы данных, способ доступа и обработки информации, определяет идеологию работы всей системы. База данных реализована в SQL-сервере Borland IB Database 5.0, который является одним из передовых решений сервера БД для клиент/серверных систем. Клиентские приложения создаются с помощью инструмента быстрой разработки программ Borland Delphi Client/Server Suite 4.0, который позволяет не только создавать такие приложения, но и автоматически придает программам современный интерфейс, соответствующий логотипу “Designed for Windows 9x/NT”. Удобный и быстрый интерфейс программ определяет их производительность во взаимодействии с пользователем.
Разработка модели функционирования финансового отдела с хранением и обработкой информации в единой базе повлияла как на целевые установки повышения эффективности работы отдела, так и на структуру должностей и их должностные инструкции. Это связано с тем, что в целях оптимизации управления финансовым учетом мы не предполагали сохранить старый документооборот, а разработали совершенно новую схему информационных потоков. Т.о. в результате введения системы в эксплуатацию количество должностей в отделе сокращается на 5 единиц, работа по ведению финучета рассчитана на 8 пользователей.
В результате внедрения системы мы имеем повышение качества финансового учета в результате оптимизации информационных потоков, ускорение скорости получения оперативных данных по дебиторско-кредиторской задолженности, усиленный контроль за бюджетами подразделений.
В спецчасти описана программа “Реестр векселей”, которая входит в состав программного пакета. В ней реализованы все функции по ведению учета вексельных операций, обмен данными с другими приложениями системы происходит через серверную БД.
Архитектура клиент/сервер в дальнейшем позволит объединить подсистемы управления отдельных служб и подразделений в единую систему управления предприятием. Таким образом, создается база на будущее для внедрения современных информационных технологий.
В экономической части подчеркивалось, что определяющими факторами при рассмотрении целесообразности создания новой системы будут нематериальные преимущества, такие как улучшение качества управления финансовыми ресурсами, а материальное обоснование производится лишь постольку, поскольку это является обязательной частью любого инвестиционного проекта.
В результате использования автоматизированной СУ работой финотдела ожидается экономический эффект:
Эг = 2 189 909 тенге.
Срок окупаемости системы:
Ток = 1 143 500 / 2 189 909 = 0.52 года..
ЛИТЕРАТУРА
Н.М. Белик, И.П. Федотов, С.И. Джаксыбаев. ”Уголь Экибастуза”. - М.: Недра, 1992г. - 204 стр.: ил.
М.И. Агошков, Е.Л. Гольдман, Н.А. Кривенков. “Экономика горнорудной промышленности”.- М.: Недра, 1986г.- 435 стр.
Д. Васкевич “Стратегии Клиент/Сервер”.-Диалектика, 1996г.-398стр.: ил.
А.Д.Радостовец “Финансовый учет на предприятии”.-Билим,1997г.-523стр.
П.В.Шумаков “Delphi 3 и создание приложений баз данных”.-Нолидж,1998г.-715стр.: ил.
Л.С.Боуман “Практическое руководство по SQL”.-Диалектика,1997г.-320стр.: ил.
“Компьютерные сети”.-Microsoft Press,1998г.-600стр.: ил.
Д.Оузьер “Delphi 3 - поэтапный процесс обучения”. - Binom Publishers, 1997г., 460стр.: ил.
В.Чистяков,С.Михайлов “Delphi 4: новое слово Inprise в семействе Borland Delphi”// “Технологии клиент/сервер”,№3,1998г.
Д.Рамодин “IB Database принимает эстафету”//Мир ПК,№3,1998г.,стр54-57.
Положения о работе финансового отдела ТОО “БАК”.
Приложение
Функции специалистов финансово-экономического отдела
Специалисты финансово-экономического отдела и их кодировка.
|
Должностные обязанности.
|
|
Начальник финансового отдела A
|
Управление и контроль
|
|
А. Сектор по учету и контролю за дебиторско-кредиторской задолженностью
|
|
Главный экономист B Руководитель сектора по учету и контролю за дебиторско-кредиторской задолженностью.
|
сводный учет и контроль за деб.-кред. задолженностью по углю, ТМЦ, услугам, векселям, теплоэнергии, письмам находящихся в работе;
своевременное оформление финансовых документов, контроль над письмами, взаимозачетами нах-ся в работе;
подготовка пакета док-в к заседанию Правления, совещаниям и справки по сводной задолженности;
разработка мер и предложений по погашению задолженности;
осуществляет сверку с бухгалтерией, прием и учет справок перекрытия по углю и ТЭЦ, подготовка справок перекрытия;
оперативный учет и подготовка отчетов по форме 1-ПФ, раздел отчета монитор;
еженедельно аналитические работ по состоянию задолженности;
разработка приказов, указаний и распоряжений финансового отдела, а также предложений;
контроль над ценами по углю;
контроль соответствия наименований и реквизитов предприятий в случае каких-либо изменений;
другие поручения начальника финансового отдела.
|
|
Главный экономист C
“ТМЦ по всем службам”
|
прием счетов-фактур по полученным и реализованным ТМЦ, услугам, работам от служб для учета;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии
с договорами, письмами, спецификациями.
еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по службам и дирекциям и разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста (совместно);
ежемесячно подготавливает пакет документов о задолженности по службам и дирекциям к заседанию Правлению и совещаниям;
производит расчет пени на просроченную задолженность по ТМЦ;
разработка проектов приказов, указаний;
другие поручения начальника финансового отдела.
|
|
Ведущий экономист D “ТМЦ по БАКу”
|
текущий учет дебиторской кредиторской задолженности по полученным и реализованным ТМЦ, услугам и работам;
еженедельно проводит сверки с бухгалтерией по поставщикам и подрядчикам;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по ТМЦ, услугам и работам разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста ;
ежедневно подготавливает справки о задолженности по предприятиям к совещаниям;
другие поручения начальника финансового отдела;
|
|
Экономист F “Договора”
|
учет договоров, соглашений и доп. соглашений с подрядчиками и поставщиками компании и контролирует за их исполнением;
прием счетов-фактур по полученным и реализованным ТМЦ, услугам, работам от служб для учета;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
Своевременно предоставляет начальнику отдела информацию по необоснованно предъявленным счетам, нарушения по договорной дисциплине;
другие поручения начальника финансового отдела;
|
|
Экономист G
“Проверка счет-фактур”
|
прием счетов-фактур по полученным и реализованным ТМЦ, услугам, работам от служб для учета;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
Своевременно предоставляет начальнику отдела информацию по необоснованно предъявленным счетам, нарушения по договорной дисциплине;
другие поручения начальника финансового отдела;
|
|
Б. Сектор платежей и работы с банками
|
|
Главный экономист K
(Руководитель сектора платежей и работы с банками)
|
разработку плана предстоящих платежей и поступлений средств, обеспечивает его исполнение в соответствии с годовым, квартальным финансовым планом;
разрабатывает и представляет в установленные сроки кредитные заявки на все виды кредитов, контролирует кредитные договора и их исполнение, анализ;
контроль над целевым использованием ссуд, кредитов и своевременность их возврата, начисление процентов за пользование кредитом;
учет по ссудам выданным работникам компании, подготовка постановления администрации и профкома;
представляет данные к платежному балансу;
контроль и учет по платежам в бюджет и внебюджетные фонды;
проверяет платежные реквизиты предприятий;
другие поручения начальника финансового отдела.
|
|
Ведущий экономист L
“Банк”
|
открытие расчетных счетов в банках;
разрабатывает и обеспечивает исполнение оперативного плана предстоящих платежей и поступление средств в соответствии с утвержденным месячным платежным календарем;
подготовка в установленные сроки платежно-расчетных документов на все виды платежей по обязательствам и долгам компании по направлениям: платежи в бюджет и в/бюджетные фонды, за тмц, услуги, работы и другие цели - в соответствии с утвержденным месячным платежным календарем, договорами, заявками от служб и дирекций;
организует своевременное получение заявок от дирекций и служб;
составляет и анализирует платежный баланс по расчетному и валютному счету;
подготовка заявок на конвертацию на валютные средства;
ежемесячно сверку с банком по предъявленным счетам за обслуживание, перечисление средств по зарплате, отпускным и другим видам платежей;
составляет кассовые планы, статистическую отчетность, участвует в оформлении и своевременном возврате ссуд банка;
контроль над своевременностью представления в банк справок от государственных контролирующих органов;
контролирует правильность оформления и соответствие реквизитов платежных документов;
другие поручения начальника финансового отдела.
|
|
Экономист M
“Платежные документы”
|
подготовка в установленные сроки платежно-расчетных документов на все виды платежей по обязательствам и долгам компании по направлениям: платежи в бюджет и в/бюджетные фонды, за тмц, услуги, работы и другие цели - в соответствии с утвержденным месячным платежным календарем, договорами, заявками от служб и дирекций;
организует своевременное получение заявок от дирекций и служб;
обрабатывает выписки с банка по расчетному и валютному счету;
ежедневно составляет реестр платежей;
информирует о проведенных платежах других работников Компании после согласования
контролирует правильность оформления и соответствие реквизитов платежных документов;
другие поручения начальника финансового отдела;
ведет ежедневный финансовый учет движения денежных средств по кассе и р/с, текущего курса валют,
принимает ежедневную отчетность кассиров.
|
|
Экономист E “Теплоэнергия”
Ведет отдельный финансовый учет по подразделению ТЭЦ
|
текущий учет дебиторской кредиторской задолженности по ТЭЦ;
еженедельно проводит сверки с бухгалтерией ТЭЦ по поставщикам и подрядчикам и предоставляет необходимые данные;
проведение взаимозачетов по теплоэнергии;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по ТЭЦ разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста ;
Подготавливает справки перекрытия по ТЭЦ;
ведет оперативный учет и контроль по реализации ТМЦ, услуг и работ;
проводит и у контролирует в/з по РГП «КТЖ», курирует лицевые счета предприятия в РГП «КТЖ», учет по в/з за ТехПД;
другие поручения начальника финансового отдела;
|
|
Экономист H
“Уголь”
|
ежедневно принимает ж.д. накладные и подготовку в установленные сроки финансовых документов, счетов-фактур по реализации угля, справки в бухгалтерию, отдел сбыта учет заявок на уголь;
текущий учет дебиторской кредиторской задолженности по углю;
еженедельно проводит сверки с бухгалтерией по углю и предоставляет необходимые данные;
учет и проведение взаимозачетов по углю;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по углю разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста;
Учет и контроль по справкам перекрытия по углю;
Ведет оперативный учет и контроль по реализации угля;
Контролирует отгрузку угля в соответствии с контрактами, проверяет реквизиты и т.д.
Выполняет следующие виды работ:
счета-фактуры потребителям продукции;
организует своевременное получение информации об изменении цен от службы сбыта;
проверяет достоверность наименования, платежные реквизиты, станцию назначения потребителей;
своевременно отправляет необходимую документацию по факсимильному аппарату;
в совершенстве владеет навыками пользователя компьютера;
выполняет другие поручения начальника финансового отдела;
осуществляет ежедневную доставку корреспонденции начальнику финансового отдела;
обрабатывает прочие документы, отправляет письма, сообщения и т.д.
|
|
B. Сектор по учету взаимозачетов и векселей, аналитический сектор
|
|
Ведущий экономист N
“Взаимозачеты”
|
разрабатывает и обеспечивает оперативную работу по погашению дебиторской и кредиторской задолженности путем проведения в/з, прием, оформление и учет в/з;
осуществляет ежедневный текущий учет и контроль по проведенным актам в/з, и находящихся в работе;
Составляет платежный баланс по проведенным в/з за месяц, год;
Составляет сводный платежный баланс по в/з и р/сч;
Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность, разрабатывает меры по недопущению их роста;
Подготовка полного отчета по в/з, о состоянии, цене и т.д.
Контроль и учет по паспортам сделок на экспорт;
Подготовка полной информации по п/с по экспорту;
Проверка счетов-фактур на отгруженный уголь, по реквизитам, цене и качеству;
Руководитель аналитического сектора;
Подготовка финансового анализа за год, квартал, период;
Разработка различных предложений по улучшению финансового состояния предприятия, прогноз и т.д.;
Работа с банковскими и иными учреждениями и т.д.
Другие поручения начальника финансового отдела
|
|
Экономист P
“Векселя”
|
разрабатывает и обеспечивает оперативную работу по погашению дебиторской и кредиторской задолженности путем проведения в/з, прием и учет векселей;
осуществляет ежедневный текущий учет и контроль по проведенным актам в/з , векселя.
Составляет платежный баланс по проведенным векселям за месяц, и год
Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность, разрабатывает меры по недопущению их роста;
Подготовка полного отчета по векселям, о состоянии, цене и т.д.
Подготовка аналитических работ по финансовому состоянию предприятия, прогноз;
Контроль и учет по паспортам сделок на импорт;
Подготовка полной информации по п/с по импорту;
Другие поручения начальника финансового отдела
|
|
|
Страницы: 1, 2, 3, 4
|
|