Автоматизация финансово-экономического отдела ТОО "БАК"

Ведущий экономист по взаимозачетам (N):

Входная информация:

Журнал взаимозачетов:

взаимозачеты по ТМЦ по БАК - экономист D;

взаимозачеты по ТЭЦ - экономист E;

взаимозачеты по углю - экономист H;

взаимозачеты всех видов - экономист B;

- копии актов взаимозачетов.

Платежный баланс по расчетному счету - от экономиста L;

Паспорта сделок по экспорту - таможенный сектор коммерческой дирекции:

Выходная информация:

платежный баланс по взаимозачетам за месяц, год;

регистрация, учет и контроль над исполнением паспорта сделки;

взаимозачеты с населением/предприятиями за т/э для экономиста L;

Справка по взаимозачетам и р/с - для экономического отдела.

Платежный баланс по взаимозачетам ведется как таблица Excel, данные для него экономист N берет из журнала взаимозачетов, в который данные вносят все, кто отвечает за проведение взаимозачета по определенному виду товара или по службе. Журнал взаимозачетов - электронная таблица Excel за определенный период со всей информацией по каждому зачету. Для результативной работы с обработкой информации из разных таблиц от экономиста N требуются глубокое понимание механизма проведения взаимозачетов и навыки владения инструментами Excel.

Паспорт сделки регистрируется в таблице Excel, затем для учета по периодам все данные переносятся в 1С:Бухгалтерию, для этого есть готовая процедура, встроенная в Excel-таблицу.

Главный экономист руководитель по учету и контролю (B):

Входная информация:

данные о выданных и полученных счет фактурах:

по отгрузке угля - от экономиста H;

по ТМЦ, Р и У по БАКу - от экономиста D;

по ТЭЦ - от экономиста E.

неисполненные векселя по предприятиям - от экономиста P;

письма о проведении взаимозачетов, не зарегистрированные в журнале:

Выходная информация:

Оперативная сводная таблица кред./деб. задолженности в целом по компании;

баланс кред./деб. задолженности за год для балансовой комиссии;

ввод отдельных взаимозачетов в журнал;

справки по просроченным задолженностям.

Данные по счет фактурам ТМЦ, работы и услуги по всем подразделениям экономист B получает в сводной таблице Excel, которая имеет обновляемые связи с соответствующими таблицами у экономистов D, E и H. Также автоматически переносятся итоговые данные по векселям.

В Excel-журнал взаимозачетов экономист B имеет удаленный доступ для ввода незарегистрированных взаимозачетов и необходимой корректировки данных. Из всех имеющихся данных у экономиста B локально организован расчет просроченных задолженностей.

Начальник отдела (A):

Финансовый анализ на основе данных от всех финансистов.

Входная информация:

от экономиста L:

Платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)

от экономиста E:

Журнал-ордер №6 по ТЭЦ (вся реализация);

учет реализованной т/э.

от экономиста F:

сводная таблица по всем деб./кред. задолженностям согласно договоров (1 раз в месяц распечатка в 1С:Бухгалтерии)

от экономиста P:

неисполненные векселя по поставщикам

от экономиста N:

платежный баланс по взаимозачетам

от экономиста C:

деб./кред. задолженность по дирекциям (еженедельно)

от экономиста K:

справка о задолженности по налогам (еженедельно);

справка о платежах в бюдж. и внебюдж. Фонды (ежемесячно).

Начальник финотдела получает все отчетные формы в виде распечатанных на бумаге таблиц, шаблоны формы и содержания которых имеются у первичных пользователей. Другие, нестандартные и эпизодически требующиеся виды отчетов, готовятся оперативно специалистами финотдела по требованию руководства, используя инструменты построения отчетов пакета Microsoft Office.[7]

2.3 Постановка задачи модернизации СУ

2.3.1 Недостатки существующей СУ

Финансовый отдел был автоматизирован в 1996 году - на самом деле каждому специалисту финотдела был предоставлен компьютер в сети с комплектом офисного ПО. Были также созданы шаблоны расчетных форм, в которые финансисты вводили оперативные данные по движению средств, а те, в свою очередь, автоматически выдавали отчетные формы - периодически или оперативно. При изменении, расширении функций специалиста в связи с изменением законодательства, состояния фирмы или конъюнктуры рынка, эти шаблонные формы также изменялись - причем, в большинстве случаев, просто добавлялись расчетные функции.

Но для интегрированной работы системы необходимо, чтобы целостность и оптимальность данных закладывались в систему с самого начала и поддерживались на протяжении всего жизненного цикла автоматизированной системы.

На данный момент ситуация такова, что выходную информацию всех программ для последующего использования необходимо обрабатывать вручную, т.к. эти программы не учитывают всех возможных деловых ситуаций.

К недостаткам работы в настоящий момент можно отнести:

Дублирование функций (повторный ввод информации):

В работу каждого финансиста и всего отдела в целом вложена некоторая избыточность - одну и ту же информацию получают и интерпретируют с разных сторон сразу несколько людей. С одной стороны это дает возможность руководству контролировать результаты работы, т.к. при одних источниках информации выходные отчеты должны быть сопоставимыми. Но это дорогая цена достижения достоверности и надежности информации.

Ручная доработка документов:

Существующие программы - таблицы Excel и базы данных Access - не учитывают всех возможных деловых ситуаций и не дают возможности автоматизировать какие-нибудь наработки по совершенствованию процесса обработки финансовой информации. Все новые функции, не учтенные в начале разработки существующей системы, специалисты финотдела реализуют каждый раз вручную, используя мощный офисный пакет Microsoft Office.

Низкая безопасность информации:

Вся безопасность на текущий момент реализована в виде паролей пользователей сети и пароли на документы Microsoft Office. Причем не является деловой практикой неразглашение пароля и периодичная смена паролей. Само хранение информации по локальным машинам не дает возможности централизованного управления безопасностью финансовой информации.

Большое количество бумажных носителей:

Слабая связанность рабочих приложений конечных пользователей сети при большом объеме оперативной информации вынуждает пользователей организовывать обмен информацией с помощью бумажных носителей.

Сложность расширения функций системы:

Это есть как раз причина ручной доработки документов - офисные приложения не рассчитаны на усложнение работы с учетом взаимодействия потоков информации в сетевом пространстве. В каждом конкретном случае , когда требуется информация нестандартной формы и содержания, все делается вручную ( в том смысле, что нет автоматизированных процедур, а используются только средства вывода информации на печать и т.д.).

Нерациональное использование ресурсов:

К ресурсам относятся время, деньги и информация. В существующей системе невозможно организовать систематичное хранение информации и контроль над ней. Это обусловлено самим файловым хранением БД на локальных компьютерах и недостатками Excel-систем. В результате теряется драгоценное время при доступе к информации, информация дублируется, что создает предпосылки для появления противоречивых данных, потери информации.

Недостаточная надежность:

Офисные приложения типа Microsoft Office имеют очень универсальные функции, чтобы использовать их в самых разных ситуациях. Но вместе с тем, при расчете выходных форм эти системы обрабатывают параллельно много лишней информации. Например, расчет выходной информации в Excel-таблице “Реестр векселей” при размере более 10Мб занимает несколько десятков минут.

Кроме того, не является надежным сам внутренний язык программирования Visul Basic, сложность которого не оправдывается конечными результатами.

В целом по компании анализом и управлением дебиторско-кредиторской задолженностью занимается несколько отделов: финансовый, бухгалтерия, казначейство, но каждый со своей определенной спецификой. Бухгалтерия отвечает за баланс всех цифр на конец отчетного периода перед руководством и государственными органами. Финансовый отдел ведет оперативный (т.е. на каждый день) учет задолженности предприятий по видам средств и в разрезе дирекций и централизованных служб. Казначейство принимает оперативные меры по недопущению роста задолженности и воздействию на должников и кредиторов.

Но источниками информации для всех этих отделов являются оригиналы юридических документов, которые вводятся по несколько раз. Как было сказано выше, это дает возможность контролировать работу отделов, т.к. выход должен быть сопоставимым. Самым большим недостатком в такой схеме работы является отсутствие базы для обеспечения целостности данных и оперативности доступа к ним.

2.3.2 Цели разработки СУ на основе единой базы

На современном этапе самым предпочтительным способом построения интегрированной системы управления финансовым учетом является создание клиент-серверной системы на основе серверной базы данных.

Единая БД позволит:

- своевременно учитывать текущие изменения и расширение данных по требованию пользователей;

- исключить повторный ввод информации пользователями;

- установить контроль ввода данных;

- увеличить производительность труда сотрудников финотдела.

Определим требования к интегрированной системе:

Модифицируемость:

Необходимо планировать возможные изменения с тем, чтобы в последствии эти изменения находились под контролем. С технической точки зрения наиболее приемлемым путем будет применение объектно-ориентированного программирования и клиент-серверной технологии. Важным организационным моментом является последовательное ведение документации на создаваемую систему.

Эффективность:

Конечный итог применения системы - увеличение производительности, оперативности и мотивированности труда - должен оправдать все расходы и способствовать росту выживаемости и конкурентоспособности компании.

Надежность:

Надежность функционирования системы определяется ценой “сбоя” и должна закладываться с самого начала создания системы. Она является результатом совокупности мероприятий, таких как техническое обслуживание аппаратного обеспечения системы, прозрачность логического механизма функционирования системы, применение многоуровневой защиты данных от сбоя. Подробнее этот вопрос будет рассматриваться в описании технического проекта системы.

Этапами разработки интегрированной системы являются:

- формализация требований Заказчика;

- формализация требований к системе;

- создание системы.

При сборе исходной информации по механизму работы финансового отдела, потокам информации и требованиям к системе я столкнулся с тем, что люди работают по сложившимся стереотипам и не вполне осознают все условия своей работы. Вместе с тем надо признать, что финансовый отдел работает довольно эффективно и выполняет большую долю всей работы среди всех отделов, которые связаны с учетом и управлением оперативными средствами.

Поэтому по согласованию с начальником ОИС система будет создаваться по следующим принципам:

- Вместо того, чтобы просто автоматизировать существующие операции, будет исследована совокупность входной информации, поступающей в виде документов и файлов в финотдел, и требующаяся выходная отчетность. На основе анализа необходимо выработать оптимальную структуру информации, как она будет храниться в БД, и определить механизмы взаимодействия;

- Не ориентироваться на существующие должности и обязанности, т.к. потоки информации неизбежно изменятся с оптимизацией механизма функционирования;

- Для поддержания целостности и достоверности информации ввод информации и ее изменения в БД должны быть строго формализованы;

- Невозможно учесть все виды отчетностей, которые могут потребоваться руководству. Поэтому в приложениях системы кроме вывода жестко определенных выходных таблиц необходимо дать возможность перевода информации из таблиц БД в приложения Microsoft Office, которые обладают мощными средствами создания отчетов;

- Необходимо учесть, что с введением системы в эксплуатацию все смежные отделы теряют доступ к выходной информации финотдела, как это имело место в системе Excel-таблиц. Потребуется организовать дополнительные приложения для разграниченного доступа к центральной БД.

2.3.3 Выбор принципиальных технических решений

Пользователями системы на основе единой базы будет группа специалистов финотдела, значит требуется сетевое приложение. На первом этапе следует определить сетевую операционную систему, в которой будут работать конечные приложения и сервер базы данных.

Рождение компьютерных сетей было вызвано практической потребностью - иметь возможность совместного использования данных. Компьютеры, входящие в сеть, могут совместно использовать:

- данные;

- принтеры;

- факсимильные аппараты;

- модемы;

- другие устройства.

Данный список постоянно пополняется, т.к. возникают новые способы совместного использования ресурсов. Для нашего проекта важно то, что сеть позволяет связать пользователей-клиентов и центральную БД, т.о. образом разделяемыми ресурсами будут данные, хранящиеся централизованно.

Локальной вычислительной сетью (ЛВС) называется совокупность различных типов компьютеров (ПК, серверы, мэйнфреймы), связанных между собой, и сопутствующего периферийного оборудования, расположенная в пределах одного здания.

Несмотря на определенные сходства, сети разделяются на 2 типа:

- одно-ранговые;

- на основе сервера.

Различия между одно ранговыми сетями и сетями на основе сервера имеют принципиальное значение, поскольку определяют разные возможности этих сетей. Выбор типа сети зависит от многих факторов:

- размера предприятия;

- необходимого уровня безопасности;

- вида бизнеса;

- уровня доступной административной поддержки;

- объема сетевого трафика;

- потребностей сетевых пользователей;

- финансовых затрат.

Одно-ранговые сети относительно просты. В такой сети все компьютеры равноправны, каждый может предоставлять ресурсы в общее пользование, управлять защитой информации. Как правило, количество компьютеров не превышает 10-ти. Для объединения компьютеров применяется простая кабельная система.

Одно-ранговые сети обычно дешевле сетей на основе сервера, но требуют более мощных и (дорогих) компьютеров. В одно-ранговой сети требования к производительности и к уровню защиты для сетевого программного обеспечения, как правило, ниже, чем в сетях с выделенным сервером.

Рисунок 1 - Одно-ранговая сеть

Если к сети подключено больше 10-ти пользователей, используют выделенные серверы. Выделенным называется такой сервер, который функционирует только как сервер (исключая функции клиента или рабочей станции). Они специально оптимизированы для быстрой обработки запросов от сетевых клиентов и для управления защитой файлов и каталогов.

Рисунок 2 - Клиент-сервер

Круг задач, решаемых серверами, многообразен и сложен, поэтому в больших сетях они стали специализированными. В сетях Windows NT различают:

- файл-серверы и принт-серверы;

- серверы приложений;

- почтовые серверы;

- факс серверы;

- коммуникационные серверы.

Для дальнейшего рассмотрения сетевых вопросов нам понадобятся определения:

Файл-сервер - управляют доступом пользователей к файлам на сервере. Т.о. организовывается централизованное хранение файлов и данных. Это относится не только к серверной БД главной системы управления, а к разнородным документам и файлам различных приложений, не поддающихся формализованному объединению в единую БД.

Серверы приложений - на них выполняются прикладные части клиент серверных приложений, а также находятся данные, доступные клиентам. Например, чтобы упростить извлечение данных, серверы хранят большие объемы информации в структурированном виде. Эти серверы отличаются от файл-серверов. Файл-сервер по требованию запрашивающего компьютера копирует файл или данные целиком. Сервер приложений отправляет только результаты запроса.

Преимущества сети на основе сервера:

- Разделение ресурсов:

Сервер спроектирован так, чтобы предоставлять доступ к множеству файлов, обеспечивая при этом высокую производительность и защиту. Администрирование и управление ресурсами осуществляется централизованно.

- Защита:

Проблемами безопасности может заниматься один администратор: он формирует политику безопасности и применяет ее в отношении каждого пользователя сети.

- Резервное копирование данных:

Поскольку жизненно важная информация расположена централизованно, т.е. сосредоточена на серверах, нетрудно обеспечить ее регулярное резервное копирование.

- Избыточность:

Благодаря избыточным системам данные на любом сервере могут дублироваться в реальном времени, поэтому в случае повреждения основной области хранения данных информация не будет потеряна - легко воспользоваться резервной копией.

- Количество пользователей:

Сети на основе сервера способны поддерживать тысячи пользователей. Сетями такого размера, будь они одно-ранговыми, было бы невозможно управлять.

- Аппаратное обеспечение:

Так как компьютер не выполняет функций сервера, требования к его характеристикам зависят от потребностей самого пользователя. Типичный компьютер имеет, по крайней мере, Pentium-процессор и от 16 до 32 Мб RAM.

Решающими факторами при проектировании будут устойчивая и безопасная работа системы с централизованным управлением базой данных, для чего сеть однозначно должна быть построена на основе сервера.

Существуют и комбинированные типы сетей, совмещающие лучшие качества сетей одно-ранговых и на основе сервера. Такие сети удовлетворяют запросы большинства организаций, т.к. в них могут функционировать оба типа операционных систем.

Сервер сети, например Windows NT, в этом случае отвечает за совместное использование основных приложений и данных. На компьютерах-клиентах могут выполняться Windows 95 или NT Workstation, которые будут управлять доступом к ресурсам выделенного сервера и в то же время предоставлять в совместное использование свои жесткие диски, а по мере необходимости разрешать доступ и к своим данным.

Комбинированные сети - наиболее распространенный тип сетей, но для их правильной реализации и надежной защиты необходимы определенные знания и навыки.

Конкретно для СУ финучетом на последнем этапе обработки информации понадобится разделяемый доступ к файлам электронной таблицы Excel, поэтому в нашей сети на основе сервера будут реализованы права клиентов на предоставление своих жестких дисков в общее пользование, что приблизит сеть к комбинированному типу.[9]

Одно-ранговые сети и сети на основе сервера объединяет общая цель - разделение ресурсов. А вот различия между одно-ранговыми и выделенными серверами определяют:

- требования к аппаратному обеспечению;

- способ поддержки пользователей.

Существующий сервер сети функционирует под управлением сетевой ОС Windows NT Server 4.0 и имеет следующие характеристики:

Центральный процессор Pentium III 600;

Таблица 5 - Компоненты сервера

RAM 96 MB.

Объем дискового пространства 20 Gb.[3]

2.3.4 Компоновка сети

Термин “топология сети” характеризует физическое расположение компьютеров, кабелей и других компонентов сети. Топология - это стандартный термин, который используется профессионалами при описании физической компоновки сети. Топология сети обуславливает ее характеристики. В частности, выбор той или иной топологии влияет на:

- состав необходимого сетевого оборудования;

- характеристики сетевого оборудования;

- возможности расширения сети;

- способ управления сетью.

Все сети строятся на основе трех базовых топологий:

шина

все компьютеры подключены вдоль одного кабеля

Рисунок 3 - Шина

звезда

компьютеры подключены к сегментам кабеля, исходящим из одной точки;

кольцо

компьютеры подключены к кабелю, который замкнут в кольцо

В настоящее время одним из стандартных компонентов сетей становится концентратор. А в сетях с топологией звезда он служит центральным узлом.

Среди концентраторов различают активные и пассивные концентраторы. Активные регенерируют и передают сигнал также, как это делают репитеры. Пассивные - это коммутирующие блоки, которые пропускают через себя сигнал, не усиливая и не восстанавливая его.

Рисунок 4 - Звезда

Рисунок 5 - Кольцо

Существуют также гибридные концентраторы, к которым можно подключать кабели различных типов.

Использование концентраторов дает ряд преимуществ:

- сети, построенные на концентраторах, легко расширить, если подключить дополнительные концентраторы;

- разрыв кабеля в сети с обычной топологией линейная шина приведет к “падению” всей сети. Между тем разрыв кабеля, подключенного к концентратору, нарушит работу только данного сегмента, а остальные останутся рабочими;

- возможность подключения кабелей различных типов;

- централизованный контроль за работой сети и сетевым трафиком - многие концентраторы наделены диагностическими возможностями.

В настоящее время часто используются топологии, которые комбинируют компоновку сети по принципу шины, звезды и кольца.

Звезда-шина:

Несколько сетей с топологией звезда объединяются при помощи магистральной линейной шины.

Звезда-кольцо:

Звезда-кольцо кажется несколько похожей на звезду-шину. И в той, и в другой топологии компьютеры подключены к концентратору, который фактически и формирует кольцо или шину. Отличие в том, что концентраторы в звезде-шине соединены магистральной линейной шиной, а в звезде-кольце на основе главного концентратора они образуют звезду.

Существует множество факторов, которые необходимо учитывать выборе топологии для создаваемой сети. Ниже рассмотрены некоторые преимущества и недостатки каждой из них.

Таблица 6 - Сравнение топологий сети

Для построения системы мы используем топологию “звезда-шина”. Это позволит наладить надежную работу в сегменте сети финансового отдела, т.к. он будет иметь внутреннюю топологию “шина” (преимущества см. в таблице). На будущее же, общая магистральная шина будет служить физической основой объединения всех отделов в единую информационную систему. Финансовый отдел имеет выделенный вход С4 на концентраторе H34. Общая топологией существующей сети является “звезда-шина”, поэтому во избежание необоснованных расходов топология сети изменяться не будет.

2.3.5 Физическая среда передачи

На сегодняшний день подавляющая часть компьютерных сетей используют для соединения провода или кабели. Все многообразие кабелей делится на 3 основные группы:

коаксиальный кабель:

тонкий;

толстый.

витая пара:

неэкранированная;

экранированная.

оптоволоконный кабель

Как правило, с толстым коаксиальным кабелем сложнее работать, чем с тонким, но сигнал в нем менее подвержен затуханию, что позволяет передавать сигнал на большие расстояния без заметного искажения. Толстый кабель сложнее устанавливать и он дороже.

Самым распространенным типом кабеля в офисных зданиях является неэкранированная витая пара (телефонный кабель), но она самая помехонеустойчивая. Для защиты от помех применяют экран и скручивание кабеля. Для передачи данных используют только экранированную витую пару.

Оптоволоконные линии предназначены для перемещения больших объемов данных на очень высоких скоростях, т.к. сигнал в них практически не затухает и не искажается. Но подключение и обслуживание оптоволоконных сетевых устройств требует очень высокой квалификации, и оптоволоконный кабель намного дороже других типов кабелей.

Сегмент сети финотдела имеет кабельную систему на основе тонкого коаксиального кабеля, проложенного в пластиковых кабель-каналах. Общая длина сегмента 60 м, кабель защищен от механических повреждений, сетевые адаптеры подключаются к адаптеру с помощью стандартных Т-коннекторов. В общем решение довольно стандартное и является удовлетворительным для введения в сегмент сервера БД.

Таблица 7 - Сравнение кабелей

* - Эффективная длина кабеля может варьироваться в зависимости от каждой конкретной сети. С улучшением технологии она увеличивается.

** - Диапазон скоростей передачи для некоторых типов кабелей расширяется. Технические достижения в производстве медных проводов привели к такой скорости передачи сигналов, которую ранее нельзя было и предположить.[7]

2.3.6 Платы сетевого адаптера

Платы сетевого адаптера - это интерфейс между компьютером сетевым кабелем. В обязанности платы сетевого адаптера входят подготовка, передача и управление данными в сети. Для подготовки данных к передаче по сети плата использует трансивер, который переформатирует данные из параллельной формы в последовательную. Каждая плата имеет уникальный сетевой адрес.

Платы сетевого адаптера отличаются рядом параметров, которые должны быть правильно настроены. В их число входят: прерывание (IRQ), адрес базового порта ввода/вывода и базовый адрес в памяти.

Чтобы обеспечить совместимость компьютера в сети, плата сетевого адаптера должна, во-первых, соответствовать архитектуре шины данных компьютера, и, во-вторых, иметь требуемый тип соединителя с сетевым кабелем.

Плата сетевого адаптера оказывает значительное влияние на производительность всей сети. Существует несколько способов увеличить эту производительность. Некоторые платы обладают дополнительными возможностями. К их числу, например, относятся:

- прямой доступ к памяти;

- разделяемая память адаптера;

- разделяемая системная память;

- управление шиной.

Производительность сети можно повысить также с помощью буферизации или встроенного микропроцессора.

При покупке платы сетевого адаптера необходимо учитывать:

- разрядность шины (32-разрядная быстрее 16-разрядной);

- тип шины (EISA и MCA быстрее ISA);

- способ передачи данных в память (разделяемая память быстрее, чем порт вода/вывода или DMA);

- возможность управления шиной;

- авторитет производителя.

На клиентских компьютерах и сервере сети установлены сетевые платы Intel Ether Express Pro различных модификаций, которые удовлетворяют большинству вышеперечисленных требований.

В здании АБК ТОО “БАК ” ЛВС функционирует под управлением сервера Windows NT 4.0. На сегодняшний день эта сетевая операционная система является наиболее распространенной в организациях и предприятиях, т.к. она имеет достаточные характеристики, такие как устойчивость работы, многозадачность, поддержка большинства видов сетевого оборудования и программного обеспечения.

3. ТЕХНИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ СИСТЕМЫ

3.1 Общий механизм функционирования системы

Финансовый учет на предприятии - это всестороннее отображение текущего состояния финансовых ресурсов, всех действительных операций по движению финансовых ресурсов. Эта очень сложная деятельность не может быть подвергнута строгой типизации по видам операций, т.к. в каждом конкретном деловом случае экономисты принимают решения, которые не всегда могут быть учтены даже в самой сложной программе. Поэтому для создания системы по автоматизации финансового учета мы будем использовать концепцию информационно-советующей системы.

Основными задачами финансового учета являются:

регулирование бюджетов отделений;

финансовая отчетность для высших руководителей;

учет и распределение всех видов финансовых средств по назначению;

управление дебиторско-кредиторской задолженностью;

решение потенциальных проблем с платежами до наступления срока сдачи ежемесячного отчета;

Ключевым моментом при проведении всех операций по движению финансовых средств является изменение дебиторско-кредиторской задолженности партнеров-контрагентов компании. Одним из путей объединения всех потоков информации в базе данных поэтому будет глобальное присвоение всем создаваемым записям связей с основной таблицей, которая и будет регистрировать каждый отдельный этап изменения дебиторско-кредиторской задолженности.

Эта методология объединения всех потоков информации выработана в результате анализа работы финотдела, структуры входящих и выходных потоков информации. Было произведено обобщение всех связей между отдельными потоками, в результате была определена структура информации, которая составляет информационную основу всего механизма работы системы.

Физически эта центральная структура представлена в виде таблицы БД, все остальные таблицы будут иметь связи на нее. Такой механизм функционирования системы позволит объединить всю информацию, т.о. определяется он структурой базы данных.[4]

Реально все выглядит так. Все виды финансовых операций можно разделить на несколько видов:

движения по расчетному счету и кассе;

операции с ценными бумагами;

получение товарно-материальные ценности;

выполнение работ и услуг;

проведение взаимозачета встречных обязательств;

цессии;

отгрузка угля;

начисление за теплоэнергию.

Два последних типа специфичны для компании, поэтому выделены отдельно.

Каждая из этих операций непосредственно влияет на дебиторско-кредиторскую задолженность предприятий, с которыми они проводятся. Потому принято решение, что эти виды операций будут определять функциональные элементы нашей системы. Т.о. мы имеем 6 первоначальных элементов системы - функциональных АРМ:

Движение по р/с и кассе;

Реестр векселей;

ТМЦ, работы и услуги по БАК;

ТМЦ, работы и услуги, теплоэнергия по ТЭЦ;

Взаимозачеты;

Уголь.

Немного отдельно стоит функция системы, связанная с ведением договоров. Она влияет на все элементы системы - каждая операция по движению финансовых ресурсов так или иначе имеет в качестве обоснования какой-либо документ, чаще всего договор. Но связь между договорами и движением средств не совсем прямая - наличие договора обязательно предполагает последующие операции по движению средств и, следовательно, изменение оперативной дебиторско-кредиторской задолженности, но не наоборот: не все операции имеют в качестве обоснования для своего проведения договор.

Вначале изучения задачи по автоматизации финансового учета была идея основать всю систему на договорах, т.е. связать по ним все потоки информации. Но вышеуказанное несоответствие могло привести к тому, что из единого русла могли выпасть потоки информации, которые описывают те операции, которые не имеют в своей основе договора (такая ситуация является следствием необходимости принятия нестандартных деловых решений, которые себе позволяют экономисты компании).

В конце концов было принято, что информация по договорам будет храниться в таблице, которая имеет почти такой же уровень приоритетности, как и центральная таблица, которая имеет связи со всеми остальными таблицами. Различие в том, что ссылка на договор при проведении финансовой операции желательна, но не обязательна.

Ведение договоров представляет собой седьмой функциональный элемент системы. Все эти элементы будут реализованы в виде конечных клиентских приложений, на каждом предполагается работа одного финансиста. Работа отдельного приложения будет основываться на обработке информации в собственной таблице. Если принципиальная структура БД составляет основу механизма работы системы, то уже функциональные элементы определяют конкретную реализацию таблиц в БД.

Объединив все таблицы финансовых операций по движению средств путем определения ссылок на них в центральной таблице оперативной деб./кред. задолженности, мы в любой момент сможем определить текущую задолженность конкретного предприятия и при необходимости вычислить как она образовалась. Это является основной задачей работы финансового отдела.

В общем виде, процесс работы каждого приложения будет иметь следующий вид. Финансисту поступают документы, сопровождающие проведение финансовой операции, в которой некоторые средства меняют владельца - переходят к нам или от нас. При этом с помощью интерфейса приложения пользователь заносит в свою таблицу БД информацию, которая однозначно и наиболее полно характеризует данную операцию. Для каждого вида операций структура информации будет своя. Кроме того, пользователь должен занести данные по изменению оперативной дебиторско-кредиторской задолженности контрагента в центральную таблицу. На самом деле этот этап работы системы скрыт от пользователя и выполняется автоматически.

Коренное различие в работе новой системы по сравнению с предыдущей заключается в том, что раньше информация по проведению операций просто накапливалась, и только потом в при необходимости обрабатывалась для получения некоторых сводных данных. В разрабатываемой системе необходимая информация по деб./кред. задолженности формируется автоматически и непрерывно в течение всего рабочего процесса, что дает возможность получить оперативные сводки в любой момент. Поскольку функциональные элементы в автоматизированной системе реализованы в виде отдельных пользовательских приложений, то в дальнейшем мы не будем не будем проводить различия между этими понятиями. Т.о. система состоит из клиентских приложений и серверной БД.

3.2 “Клиент-серверная“ архитектура

В сегмент сети финансового отдела вводится дополнительный сервер S2 - Windows NT 4.0, на котором устанавливается программный сервер баз данных Borland IB Database 5.0. Клиентские приложения будут выполнятся на компьютерах Windows95, подключенных к сегменту C4.

Далее приводятся рабочие таблицы:

Таблица 8 - Главная таблица MAIN “Оперативная деб./кред. задолженность”

Страницы: 1, 2, 3, 4