Планирование организационных систем

Планирование организационных систем

| |

|МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО |

|ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |

|ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ |

|УНИВЕРСИТЕТ |

| |

|Факультет менеджмента |

|Кафедра ОП и ВЭД |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

|Реферат |

| |

|по дисциплине: «Теория организации» |

|на тему : |

|«Планирование организационных систем» |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

|Выполнил: стдент |

|группы ВЭД-95-1 |

|Иванов Олег |

|Руководитель: доц. |

|Хасанов М. Х. |

| |

| |

| |

| |

|Тюмень 1999 |

СОДЕРЖАНИЕ :

1.Введение 3

2.Методы планирования организационных систем

а) системный подход ; 4

б) нормативный метод ; 6

в) метод параметрического ( организационного ) моделирования ;

7

г) метод функционального моделирования

( метод аналогий ) ; 7

д) Программно-целевой метод ; 8

3.Закономерности планирования и построения ОС 10

4.Организация планирования ОС 15

5.Заключение 21

6.Список использованной литературы 22

ВВЕДЕНИЕ

На протяжении тысячелетий люди создавали организационные системы ,

пользуясь интуицией , здравым смыслом и опытом прошлого .

С возникновением письменности практический опыт построения систем

стал переноситься на бумагу в виде проектов и передаваться будущему

поколению таким образом , для построения новых операционных систем

конструктор получил возможность пользоваться готовыми проектами аналогичных

систем , хорошо зарекомендовавших себя в прошлом . Такая практика широко

используется и в настоящее время .

Для создания системы , имеющей аналоги в прошлом , разработчик

подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей

системы . Если же такого аналога найти не удаётся , на помощь приходят

здравый смысл и интуиция , частично дополняемые известными методами

планирования организационных структур управления , среди которых наибольшее

распространение получили системный подход , нормативный метод , метод

параметрического моделирования , метод функционального моделирования и

программно-целевой метод .

МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Системный подход .

Он основан на представлении о системе как о чём-то целостном ,

обладающем новыми свойствами ( качествами ) по сравнению со свойствами

составляющих её элементов . Новые свойства при этом понимаются очень широко

. Они могут выражаться , в частности , в способности решать новые проблемы

или достигать новых целей .

Для этого требуется определить границы системы , выделив её из

окружающего мира , и затем соответствующим образом изменить ( преобразовать

) , или , говоря математическим языком , перевести систему в желаемое

состояние .

В. М. Глушков[1] выделил в системном подходе следующие этапы :

1. Постановка задачи ( проблемы ) : определение объекта исследования

, постановка целей , задание критериев для изучения объекта и управления им

.

2. Очерчивание границ изучаемой системы и её структуризация . На этом

этапе вся совокупность объектов и процессов , имеющих отношение к

поставленной цели , разбивается на 2 класса - собственно изучаемая система

и внешняя среда .

3. Составление математической модели изучаемой системы :

параметризация системы , задание области определения параметров ,

установление зависимостей между введёнными параметрами .

4. Исследование построенной модели : прогноз развития изучаемой

системы на основе её модели , анализ результатов моделирования .

5. Выбор оптимального управления .

Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести систему в

желаемое ( целевое ) состояние и тем самым решить поставленную проблему .

Несмотря на чёткую математическую трактовку системного подхода , он

не получил , однако , однозначной практической интерпретации . В связи с

этим развиваются несколько направлений его практической реализации .

Наибольшее распространение получили АСУПовские и системотехнические

направления , суть которых заключается в совершенствовании существующих

систем управления . Для этого проводится их обследование ( диагностический

анализ ) , выявляются недостатки и пути устранения последних , формируются

мероприятия по совершенствованию систем , разрабатываются проекты АСУ ,

внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих

систем управления . АСУПовское направление официально признано и закреплено

в соответствующих руководящих методических материалах[2] .

Системотехническое направление является более наукоёмким и находится

в настоящее время в стадии развития .

Планирование сложной системы разбивается на два этапа : внешнее ( или

макро- ) и внутреннее ( или микро- ) планирование . Внешнее планирование

отвечает за вопрос : с какой целью создаётся система ? Внутреннее - на

вопрос : какими средствами реализуется система ? Другими словами : " При

внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности будущей

системы , а затем корректируется её модель . Локализуется сама система ,

определяются её границы , фиксируются факторы внешней среды , влияющие на

систему или находящиеся под её влиянием ; определяются входы , на которые

система должна реагировать , и виды реакций , критерии эффективности её

функционирования . Внутреннее планирование определяет содержание самой

системы ."[3]

Этап внешнего планирования складывается из подэтапов анализа и

синтеза . На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы ,

проводится изучение существующей системы , составляется генеральная схема

будущей системы . На втором - последовательно выполняется эскизное ,

техническое , рабочее планирование системы .

Данный подход активно разрабатывается , однако не решён пока

принципиальный вопрос : как на основе анализа существующей системы перейти

к модели будущей системы ?

Нормативный метод .

Второе название этого метода - экспортно-аналитический . Он основан

на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик

структуры ОС и факторами , влияющими на эти характеристики . Статистические

зависимости устанавливаются в результате исследования однородной группы

лучших ( в определённом смысле ) ОС : собираются данные о численных

значениях структурных параметров и факторов ; с помощью корреляционного

анализа определяется степень влияния каждого фактора на структурные

параметры и отбираются наиболее существенные факторы ; выводятся

нормативные формулы для расчёта параметров структуры . Разработанные

нормативы определяют состав и содержание функций , перечень решаемых

основных задач , тип организационной структуры и т. д. Полученные нормативы

используют при планировании определённого класса ОС . Например ,

планирование организационной структуры управления машиностроительными

предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления ,

утверждённой для определённой группы предприятий , и схемы должностных

окладов инжинерно-технических работников , служащих и младшего

обслуживающего персонала .[4]

Метод параметрического ( организационного ) моделирования .

Этот метод заключается в установлении функциональных зависимостей

между характеристиками ОУ ( объекта управления ) и СУ ( субъекта управления

) для выявления степени их соответствия . Для этого применяется аппарат

математической статистики и логического анализа . В частности , с помощью

корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников

аппарата управления и объёмом производства , на основе чего рассчитываются

нормативы численности управленческого звена .

" Логика и механизм зависимости системы управления от объекта

управления состоят в следующем . Во-первых , эта зависимость является

объективной и реальной . Во-вторых , характер этой зависимости и теснота

связи между элементами управляющей системы , с одной стороны , и объекта

управления , с другой - неоднородные . Так , если система функций , а

система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей

объекта управления , то аппарат и техника управления зависят от объекта

управления не непосредственно , а через функции управления и систему

информации "[5]. Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения

сложившихся соотношений ( пропорций ) между характеристиками ОУ и СУ .

Метод функционального моделирования

( метод аналогий ) .

Он заключается в том , что в основу формирования аппарата управления

кладётся стандартный набор функций , осуществление которых необходимо на

каждом объекте для его нормальной работы . К ним относятся такие функции ,

как оперативное управление производством , материально-техническое

снабжение , расчёт труда и заработной платы , технико-экономическое

планирование и др. Основной характеристикой организационной структуры

управления считается численность административно-управленческого персонала

, которая рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов

производства , отраслевой принадлежности предприятия и других факторов .

Исходя из численности для каждого уровня управления принимается

определённое организационное решение : формирование отдела , управления или

бюро для выполнения работ по каждой функции , установление определённых

должностей и т. п.

Программно-целевой метод .

Этот метод основан на формировании " древа целей " , в соответствии с

которым определяется система мероприятий по реализации целей , называемая

целевой комплексной программой ( ЦКП ) . Для выполнения ЦКП строится

специальная система управления ( СУ ЦКП ) , которая доводит задания ЦКП до

конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы .

Организационная структура СУ ЦКП определяется , таким образом , " древом

целей " , составом исполнителей и содержанием ЦКП .

Множество исполнителей программы и СУ ЦКП образуют в совокупности

программно-целевую ОС , действующую в течение всего периода решения

проблемы .

Такие системы предлагается планировать в три стадии :

1. Формирование общей структурной схемы системы и её главных

характеристик ( стадия композиции ) .

2. Разработка состава подразделений и основных связей между ними (

стадия структуризации ) .

3. Разработка количественных характеристик аппарата управления ,

установление порядка его деятельности ( стадия регламентации ) .

При этом первая стадия имеет принципиальное значение , поскольку она

определяет структуру организации . На ней определяются система целей и

задач организации , её тип и правовой статус , степень самостоятельности ,

границы деятельности , состав функций .

К недостаткам программно-целевого подхода следует отнести

методическую незавершённость . Достаточно сказать , что в настоящее время "

нет чётких , устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных

положений разработки и реализации комплексных программ , отсутствует единая

точка зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого

планирования и управления , соотношение плана ( в его традиционной форме )

и целевой комплексной программы ".[6]

В результате происходит адаптация ( приспособление ) программных

методов к существующим методам планирования и управления . Всё это

существенно ограничивает рамки применения программно-целевого подхода ,

который наиболее эффективен для решения хорошо структуризованных (

изученных ) проблем , для которых сравнительно нетрудно провести

исследование по схеме " цель - система мероприятий - ОУ - СУ " .

В целом указанные выше подходы и методы применяются главным образом

для совершенствования существующих ( действующих ) ОС . Что же касается

создания новых ОС , то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный

подход . В самом деле , вопрос о том , быть или не быть той или иной

организации , предприятию , объединению часто решается волевым путём сверху

вниз без научного обоснования . Такой путь формирования ОС , к сожалению ,

прочно укоренившийся в нашей практике , даёт большой процент " брака " -

нежизнеспособных и неэффективных систем .

Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется во многом и "

забывчивость " создаваемых систем . Не потому ли на каком-то этапе своего

развития они начинают утрачивать связь с проблемами , для решения которых

создавались , что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании

системы , определении её границ , структуры , функций и т. д. ?

Как уже отмечалось , при создании новых ОС приходится отбирать

ресурсы ( в основном трудовые ) у существующих . Понятно , что выделение

ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от

важности решаемых ими проблем . К сожалению , и вопросы ранжирования

проблем по их общественной значимости , и оценки эффективности

использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без

внимания .

Это приводит к тому , что решение многих важных проблем ( и

соответственно их ОС ) не имеет достаточного ресурсного обеспечения .

Преобладание отраслевого принципа распределения ресурсов не способствует

улучшению положения .

Кроме того , у нас нет и адекватных методик расчёта экономической

эффективности ОС , что делает невозможным обоснование необходимости их

создания .

Недостатком существующей практики планирования и создания ОС является

также недостаточная оперативность . Иногда с момента появления проблемы и

до момента построения ОС проходят многие годы , в течение которых обществу

наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем . Например ,

десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды , пока наконец

не была создана специальная ОС . Лишь сравнительно недавно стали предметом

обсуждения проблемы наркомании , проституции , борьбы с организованной

преступностью . Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на

поверхность " , однако очевидно , что чем раньше та или иная проблема будет

обнаружена и решена , тем больший ущерб удастся предотвратить .

Вряд ли можно признать такое положение удовлетворительным , и без

разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить .

ЗАКОНОМЕРНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС .

Всякая теория должна исходить из практики , чтобы потом служить ей же

опорой . В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение

, она должна основываться на анализе практики создания и функционирования

ОС . Основная сложность состоит в том , чтобы среди множества единичных

фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые

положения , закономерности , общие для планирования и построения всех ОС .

Среди них можно выделить следующие :

1. Формирование ОС - это многоэтапный процесс .

2. Необходимым условием для начала планирования , а затем и создания

ОС , является наличие определённой общественной потребности . Однако одной

потребности недостаточно , нужны ещё определённые экономические ,

юридические , социальные , технические условия и другие гарантии ,

обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость .

3. Решение вновь возникающих проблем не обязательно требует создания

новых ОС . Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС .

Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий ( или ЦКП

) и готовятся постановления ( или приказы ) , обязывающие соответствующие

ОС выполнять предписанные им работы . Контроль за реализацией комплекса

мероприятий ( или ЦКП ) осуществляется организацией , назначаемой головной

по данной проблеме . Необходимость в планировании и построении новых ОС

возникает обычно , когда становится очевидным , что существующие

организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и

требуется создать новые .

4. Для выбора способа решения проблем предварительно проводится их

исследование . Наибольшее распространение при этом получили методы

системного анализа , в основном программно-целевые методы , наиболее

естественным путём связывающие проблему со средствами её решения . Решение

сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей " , которых

требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса

мероприятий . Задача заключается в том , чтобы найти этот комплекс ,

указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий . Для этого

" дерево " как бы " накладывается " на реальную среду , в результате чего

находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ

.

Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического

и имитационного моделирования .

5. После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно

выбор исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , деятельность которых

в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность ( или

решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи заключается не

столько в том , чтобы найти таких исполнителей ( или организаций-

исполнителей ) , которые способны решить проблему , сколько в том , чтобы

их можно было организовать в систему . При этом должна учитываться

возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую

) . Последнее обстоятельство требует учёта ущерба , который может быть

нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и

соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в

новую ОС . Конечно , необходимость соизмерять ожидаемую полезность с

ущербом возникает далеко не всегда , однако когда в качестве исполнителей

рассматриваются крупные ОС , то она становится очевидной .

Оптимальный выбор исполнителей , т. е. состава ОУ , - задача

достаточно сложная . С ростом числа потенциально возможных исполнителей ( n

) количество их сочетаний растёт , как 2n , поэтому объективно оценить все

альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в

качестве основы для будущей ОС , как правило , не представляется возможным

. В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём . При этом

часто допускаются ошибки , снижающие эффективность создаваемой ОС .

Некоторые из этих ошибок исправляет практика , другие же сопровождают

всю " жизнь " созданной ОС .

Выбор состава ОУ - длительный процесс , условно разбиваемый на два

этапа . На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители ,

т. е. те , кто своей деятельностью способен ( судя по имеющейся информации

) оказать заметное влияние на решение проблемы . На втором этапе из всех

кандидатур на включение в состав отбираются те , которые удовлетворяют

определённым требованиям . Для первого и второго этапов нужна информация ,

которую получают как на основе исследования самой проблемы , так и путём

изучения конкретных условий её решения . Одним из наиболее распространённых

способов определения состава потенциально возможных исполнителей (

кандидатов на включение в состав ОУ ) является построение " дерева целей "

, нижний уровень которого ( уровень мероприятий ) определяет конкретные

мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей .

Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным

объектом . Понятие " проблемный объект " используется и другими авторами[7]

, правда , в несколько ином смысле .

6. Планирование СУ производится после того , как выбраны границы (

состав ) ОУ . Этот вывод является очень важным для понимания всей

технологии построения ОС .

В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии :

1. На этой стадии , в связи с некоторой проблемой происходит

умозрительное выделение ( одним или несколькими исследованиями ) ОУ из

среды . При этом объект пока не получил широкого научного признания ( и

названия ) и не имеет собственного СУ . Например , в связи с необходимостью

решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи

выделяют объект , включающий ряд отраслей ( здравоохранение , медицинская

промышленность , физкультура и спорт , туризм и т. д. ) , состав которого ,

однако , требует уточнения . Этот объект пока не получил научного названия

и не имеет собственного СУ .

2. На второй стадии объект получает научное признание , однако

собственного СУ всё ещё не имеет . Например , топливно-производственный

комплекс .

3. На третьей стадии объект получает юридическое признание и

собственный СУ .

Таким образом , важно иметь ввиду , что ОУ длительное время может не

иметь своего СУ . Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как

подготовительный этап создания СУ и ОС в целом .

Построение СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ (

количества исполнителей , их профессионального состава , сложности

выполняемых работ ) и информации , полученной при исследовании проблемы и

условий её решения .

Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет

необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ

для разработки соответствующего СУ . Этот тезис получил своё подтверждение

и дальнейшее развитие в работах наших учёных ( С. Е. Каменицера , В. В.

Соломатина , А. А. Модина и др. ) . Так , по мнению А. А. Модина , "

создание и развитие современных систем управления определяется требованиями

научного управления , свойствами управляемых объектов , а так же условиями

использования технических средств "[8] .

Подобным образом высказываются и другие авторы . " Характеристики

управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью

соответствия этим целям характеристик объекта , т. е. всей совокупности

представляющих его параметров ( структура объекта , состав и взаимосвязи

входящих в него элементов , параметры отдельных элементов и т. д. ) .

Следовательно , ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы ,

включающей объект управления , управляющую систему и обратную связь ,

принадлежит объекту управления . Поэтому при разработке организационной

структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса ,

а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "[9] .

На изучении и использовании зависимости между характеристиками СУ и

ОУ основан метод параметрического моделирования , имеющий широкое

применение при планировании организационных структур управления . Указанные

выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют

сформулировать следующие положения , составляющие основу проблемного

подхода к планированию и последующему построению ОС .

1. В основе разработки любой ОС должно лежать изучение конкретной

общественной потребности ( проблемы ) .

2. Планирование и последующее построение ОС должно осуществляться в

последовательности " проблема - ОУ - СУ " , что означает последовательное

выполнение этапов : исследование проблемы , выбор границ ( состава ) ОУ ,

построение ( синтез ) СУ .

3. Выбор границ ( состава ) ОУ целесообразно осуществлять в две

стадии . На первой - определить состав проблемного объекта , т. е.

множество потенциальных исполнителей , кто своей деятельностью способен

оказать влияние на решение проблемы . На второй - выбрать из них тех , кто

удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание

ОС . При этом исполнителями могут быть организации ( их подразделения ) ,

предприятия , объединения , отрасли и другие ОС .

4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься

на основе исследования проблемы , проблемного объекта , а также оценки

ожидаемой эффективности системы .

5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ .

6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов , принятых для

разработки сложных систем управления .

ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС

Разработка ОС - сложный многоплановый процесс , требующий участия различных

специалистов :

- специалистов по решаемой проблеме - для постановки и исследования

проблемы , а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления

;

- системотехников - для проектирования и внедрения системы ;

- экономистов - для оценки экономической эффективности проектируемой

системы и выбора наилучшего варианта её построения ;

- программистов и электронщиков - для оснащения ОС необходимыми

программными и техническими средствами ;

- специалистов по базам данных и базам знаний - для создания

информационной основы системы ;

- юристов - для разработки документов , определяющих юридический

статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений .

Формирование комплексных бригад , включающих указанных специалистов ,

требует значительных организационных усилий и затрат . Однако положительный

опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит

о том , что эта задача выполнима . Подобные бригады или группы могут

создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных

организациях , занимающихся созданием АСУ , а также при центрах

экономического ( или управленческого ) консультирования . В дальнейшем они

, по-видимому , смогут объединяться в организации , специализирующиеся на

создании проблемно-ориентированных ОС .

Пока ещё ни у нас в стране , ни за рубежом практически нет

организаций или коллективов , специализирующихся на их создании .

Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим

пока тоже не занимаются . Учитывая почти полное отсутствие отечественного и

зарубежного опыта организации проектирования ОС , можно привести ряд общих

положений , которые могут быть полезны для практических целей .

В разработке системы должны участвовать :

- организация-заказчик ( т. е. организация , ответственная за решение

проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами ) ;

- организация-разработчик ( научно-исследовательский или проектный

институт по созданию ОС ) ;

- НИИ ( или их подразделения ) , специализирующиеся на данной

проблеме , называемые проблемными НИИ ;

- организации ( подразделения ) , входящие в состав ОУ .

Аналогично АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три

стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР , связанного

с постановкой и исследованием проблемы , выбором границ и обследованием ОУ

, а также синтезом СУ . Таким образом , весь процесс создания ОС включает

следующие три стадии :

1. Предпроектная стадия . Включает этапы : подготовительный ,

проведения НИР , разработки технико-экономического обоснования ( ТЭО ) и

технического задания ( ТЗ ) на создание ОС .

2. Стадия проектирования ( планирования ) . Включает этапы :

разработки технического ( ТП ) и рабочего ( РП ) проектов или технорабочего

( ТРП ) проекта .

3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС . Включает : выполнение монтажно-

наладочных работ , опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы

.

На подготовительном этапе уточняется постановка проблемы ,

определяются заказчик , разработчик и проблемные НИИ , заключается договор

на проведение НИР , формируется экспертный совет , составляется и

утверждается план-график совместных работ .

На этапе НИР проводится исследование проблемы , определяются границы

проблемного объекта , составляется ЦКП по решению проблемы , делается вывод

о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС .

Реализация плана мероприятий должна окупать затраты , связанные с

проведением НИР . При положительном решении вопроса о целесообразности

создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы .

На этапе ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС ,

оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант . ТЭО

должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС . В ТЭО

обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС

, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности , производится

оценка затрат и эффекта , ожидаемого от внедрения системы .

На этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС , определяется её

функциональный состав , устанавливаются основные требования к

информационному , программному , техническому , правовому и

лингвистическому обеспечению системы , разрабатываются план-график создания

системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ

к внедрению системы . Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ ,

которое должно содержать :

- основание для создания ОС ;

- постановку и описание решаемой проблемы ;

- результаты проведения НИР ;

- назначение и цель создания ОС ;

- требования к ОС и средствам её обеспечения ;

- мероприятия по подготовке ОУ к внедрению ОС ;

- показатели эффективности функционирования системы (источники

ожидаемой эффективности , методика расчёта эффективности , результаты

расчёта) ;

- стадии создания ОС (перечень стадий , этапов и видов работ , график

их выполнения ) ;

- порядок контроля и приёмки ОС (элементов и системы в целом) .

На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам ,

в т. ч. по структуре ОС , составу реализуемых задач процессу

функционирования системы ; производится разработка решений по

организационному , техническому и другим видам обеспечения ; производится

увязка различных видов обеспечения между собой ; осуществляется разработка

проектно-сметной строительной документации . Этап завершается составлением

и утверждением ТП , включающего три основных компонента : общесистемную

документацию , проектные решения обеспечивающей части и проектные решения

функциональной части .

Общесистемная документация должна содержать :

- пояснительную записку к проекту (перечень документов , на основании

которых разрабатывается система , их содержание , исполнители и сроки

выполнения работ , постановка проблемы , характеристика ОУ и основных

проектных решений) ;

- план мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы (уточнённый

перечень работ по этапам создания , их содержание , объём , сроки

выполнения , исполнители и форма завершения) ;

- смету затрат на создание и эксплуатацию системы ;

- расчёт эффективности (исходные данные , расчёт и результаты

расчёта) .

В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить

решения по каждому из видов обеспечения : организационному ,

информационному , техническому , программному , математическому ,

лингвистическому , правовому . Так , например , проектные решения по

организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала

ОС и по организационной структуре системы . Проектные решения по

информационному обеспечению должны содержать : описание организации

информационной базы , описание системы классификации и кодирования ,

описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе ,

макеты форм документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению

должны содержать : описание КТС , проектную оценку надёжности КТС ,

технологическую схему обработки данных и т. д.

На этапе РП разрабатываются программы и эксплуатационная документация

проекта по информационному , организационному и др. видам обеспечения ;

проводится адаптация программ и программной документации ; разрабатывается

документация для технических средств разового изготовления . Этап

завершается подготовкой РП , включающего :

- технологическую схему обработки информации ;

- формы документов и описание маршрутов их движения ;

- инструкции по внесению изменений в информационную базу ;

- перечень стандартных программ , альбомы классификаторов и кодов ;

- инструкции по эксплуатации КТС для решения предусмотренных проектом

задач ;

- рабочие программы , блок схемы алгоритмов ;

- описания контрольных примеров ;

- описание входной информации и результатов работы ЭВМ и других

технических средств ;

- технологические инструкции по обработке данных ;

- уточнённый расчёт экономической эффективности системы .

Особой частью РП должны явиться организационная структура , штатное

расписание и должностные инструкции , определяющие права , обязанности

сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы .

Создание ОС требует , как правило :

- формирования новых организационно-функциональных структур ;

- введения новых документов и документопотоков ;

- формирования новой информационной базы ;

- разработки нового программного обеспечения ;

- установки и обслуживания дополнительных технических средств .

Ввод в эксплуатацию ОС заключается в выполнении монтажно-наладочных

работ , комплексной отладке всех звеньев системы , проверка её

работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы

межведомственной комиссии .

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно отметить , что многие существующие ОС обладают

большой избыточностью , "омертвляя" значительную часть закреплённых за ними

народохозяйственных ресурсов (трудовых , материальных , финансовых) ,

которые могли быть использованы для решения актуальных задач социально-

экономического развития страны.

Сейчас или в ближайшем будущем необходимо пересмотреть действующий

механизм формирования ОС , чтобы исключить или по крайней мере ограничить

практику создания неэффективных систем . В самом деле , дальнейшее

игнорирование ОС как самостоятельного класса систем , требующего

специального изучения , при наблюдаемом росте их количества неизбежно

приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов . До

тех пор , пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС , ему не

удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов . Именно поэтому вопросы

разработки научного фундамента планирования , проектирования и построения

ОС требуют первостепенного внимания и незамедлительного решения .

-----------------------

[1] Глушков В. М. Введение в АСУ . Киев : Техника , 1974

[2] Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию АСУП .

М.: Статистика , 1977

[3] Мамиконов А. Г. Методы разработки АСУ . М.: Энергия , 1973

[4] Кабаков В. С. Организация управления и эффективность производства .

Ленинград : ЛИЭИ , 1985 .

[5] Каменицер С. Е. , Соломатин В. В. Автоматизированная система управления

машиностроительным предприятием . М. : Машиностроение , 1971 .

[6] Мильнер Б. З. , Евенко Л. И. , Раппопорт В. С. Системный подход к

организации управления . М. : Экономика , 1983 .

[7] Лейбкинд А. Р. , Руднева Е. В. , Рудник Б. Л. Проблемы методологии и

разработка комплексных программ . М. : Наука , 1983 .

[8] Модин А. А. Основы разработки и развития АСУ . М. : Наука , 1984 .

[9] Лагоша Б. А. , Маркович В. Г. , Дегтярёва Т. Д. Методы и модели

совершенствования организационных структур . М. : Наука , 1988 .